Individuelles CRM
Individuelles CRM entwickeln lassen
Ihr Vertriebs- und Serviceprozess als System: ohne Felder, die niemand braucht, und mit genau den Schnittstellen, die Sie brauchen.
Auf einen Blick
- Quellcode
- wird übergeben
- Lizenzen
- keine pro Nutzer
- Daten
- dort, wo vereinbart
- Nachweis
- eigenes CRM im Alltag
Standard-CRM oder individuell: die Entscheidungskriterien
Wer ein individuelles CRM entwickeln lassen möchte, sollte zuerst prüfen, ob es überhaupt nötig ist. Ein Standardprodukt ist schnell eingerichtet, vielfach erprobt und am Anfang meist günstiger. Für viele Betriebe ist es die richtige Wahl, und das sagen wir Ihnen auch so.
Anders sieht es aus, wenn Ihr Alltag nicht ins Schema passt. Anfragen landen im Postfach, in einer Excel-Liste und im Notizbuch des Vertriebs, und niemand weiß, welche davon schon beantwortet ist. Oder das gekaufte System bringt Dutzende Felder und Masken mit, von denen Ihr Team drei benutzt, und die Lizenz wird mit jedem neuen Zugang teurer. Oft fehlt auch die Branchenlogik: der Termin vor Ort, der Nachtrag zum Angebot, die Zuständigkeit je Objekt.
Dazwischen liegt ein dritter Weg: ein Standard-CRM, ergänzt um ein eigenes Modul oder eine Schnittstelle. Welcher Weg trägt, klären wir im CRM-Check gemeinsam anhand Ihres tatsächlichen Ablaufs. Dabei zählen Fragen wie: Wie viele Personen arbeiten damit? Welche Sonderfälle gibt es wirklich? Welche Systeme müssen angebunden werden? Und wer pflegt das CRM in drei Jahren? Wir rechnen beide Wege für Ihren Fall durch, bevor Sie sich festlegen.
- Standard passt, wenn Ihr Vertrieb dem üblichen Weg von Anfrage über Angebot zum Auftrag folgt und das Team mit wenigen Nutzern auskommt.
- Individuell passt, wenn Sonderfälle den Alltag bestimmen, wenn Kunden oder Partner Zugriff erhalten sollen oder wenn der Ablauf selbst Ihr Vorteil ist.
- Kosten über die Jahre: Standard kostet laufend pro Nutzer, ein eigenes CRM zuerst mehr, danach Hosting, Wartung und Weiterentwicklung, aber keine Lizenz je Nutzer.
Was ein individuelles CRM können sollte
Ein gutes CRM bildet ab, was in Ihrem Betrieb tatsächlich passiert, und nicht mehr. Diese Bausteine kommen in der Praxis am häufigsten vor:
Anfragen-Eingang mit Zuweisung
Jede Anfrage erscheint mit Quelle, Status und Zuständigkeit an einer Stelle. Niemand muss raten, wer sich kümmert.
Anrufliste und Kaltakquise
Wen rufen wir heute an, was wurde beim letzten Gespräch besprochen, wann ist der nächste Kontakt fällig? Die Liste führt durch den Tag.
Service-Tickets
Rückfragen, Reklamationen und Aufträge im Nachgang werden erfasst, zugewiesen und mit Verlauf abgeschlossen.
Angebotsverfolgung
Welches Angebot ist offen, wann wurde nachgefasst, was ist daraus geworden? Offene Angebote gehen nicht mehr unter.
Rollen und Rechte
Vertrieb, Innendienst und Geschäftsführung sehen, was zu ihrer Aufgabe gehört. Sensible Daten bleiben geschützt.
Auswertung aus Ihren Daten
Anfragen je Quelle, offene Angebote, Antwortzeiten: nur die Kennzahlen, die Sie wirklich steuern, aktuell und ohne Zusammenkopieren.
Anbindungen: E-Mail, Telefonie, Formulare, ERP, Buchhaltung
Ein CRM ist nur so nützlich wie die Daten, die hineinfließen. Deshalb planen wir die Anbindungen früh mit. Das Ziel: Eine Information wird einmal erfasst und steht dann überall zur Verfügung.
Das Formular auf Ihrer Website legt die Anfrage direkt als Eintrag im CRM an, mit Quelle, gewünschter Leistung und Zeitpunkt. E-Mails lassen sich dem passenden Kontakt zuordnen. Bei der Telefonie kann ein Anruf zum Kontakt springen oder als Eintrag im Verlauf landen. Zu ERP und Buchhaltung gehen Daten nur dann, wenn es dafür einen klaren Anlass gibt, etwa die Übergabe eines angenommenen Angebots.
Technisch arbeiten wir mit REST-Schnittstellen und, wo Abläufe automatisch weiterlaufen sollen, mit n8n. Wie solche Verbindungen aufgebaut sind, beschreibt die Seite Schnittstellen-Entwicklung. Den Weg von der Anfrage bis zum Auftrag zeigt Angebots- und Auftragsprozesse.
- Formulare: Anfragen von der Website landen ohne Abtippen im CRM.
- E-Mail und Telefon: Kontakte und Verlauf an einem Ort.
- ERP und Buchhaltung: Übergabe angenommener Angebote, ohne doppelte Erfassung.
- Auswertung: Dashboard mit den Kennzahlen, die Sie wirklich brauchen.
KI im CRM: Zusammenfassungen, Priorisierung, Antwortvorschläge
KI ist im CRM ein Baustein, kein Selbstzweck. Sie hilft dort, wo Routine Zeit frisst, und lässt die Entscheidung bei Ihrem Team:
Zusammenfassungen
Ein langer E-Mail-Verlauf wird zu wenigen Sätzen, bevor jemand zum Hörer greift. Der Originaltext bleibt jederzeit einsehbar.
Priorisierung
Eingehende Anfragen lassen sich nach Dringlichkeit und Passung vorsortieren. Die Reihenfolge ist ein Vorschlag, den Ihr Team ändern kann.
Antwortvorschläge
Für wiederkehrende Fragen entsteht ein Entwurf, den ein Mensch prüft und abschickt. Nichts geht ungesehen an Kunden.
Klare Grenzen
Welche Daten ein KI-Baustein sehen darf und wo er verarbeitet wird, legen wir vorher fest. Mehr dazu unter KI-Entwicklung.
Einführung: Datenübernahme und Schulung
Ein CRM scheitert selten an der Technik, sondern daran, dass das Team es nicht nutzt. Deshalb beziehen wir die Menschen, die täglich damit arbeiten, von Anfang an ein.
- 01
CRM-Check
Wir gehen Ihren Vertriebs- und Serviceablauf durch, klären, ob ein eigenes CRM sinnvoll ist, und halten die Anforderungen fest.
- 02
Prototyp
In wenigen Wochen entsteht ein erster Prototyp, mit dem Ihr Team arbeiten kann. Er zeigt früh, ob wir Ihren Ablauf richtig verstanden haben.
- 03
Umsetzung in kurzen Schritten
Wir bauen schrittweise weiter. Sie sehen jeden Stand, geben Rückmeldung, und wir passen an, bevor etwas Falsches groß wird.
- 04
Datenübernahme und Schulung
Kontakte aus Excel, Postfach oder einem Altsystem werden bereinigt und übernommen. Ihr Team wird eingewiesen, das alte System läuft zunächst parallel.
- 05
Betrieb
Hosting, regelmäßige Sicherungen, Updates und Weiterentwicklung. Ein CRM wächst mit Ihrem Betrieb, es ist nach dem Start nicht fertig.
Einen belastbaren Zeitplan nennen wir Ihnen, sobald der Umfang des ersten Schritts feststeht, nicht vorher.
Eigenentwicklung als Beispiel: unsere Zentrale
Wir setzen selbst ein, was wir empfehlen. Die „Werbeexperte Zentrale“ ist unsere Eigenentwicklung, ein eigenes CRM, das wir täglich nutzen. Daran zeigen wir Ihnen gern, wie ein solches System im Alltag aussieht.
Anfragen und Termine
Anfragen laufen an einer Stelle zusammen. Termine werden mit Kalendereinladung verschickt.
Leistungskatalog
Unsere Leistungen sind einmal gepflegt hinterlegt und in der ganzen Anwendung verfügbar.
Team-Zugänge
Mitarbeitende melden sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung an und sehen, was zu ihrer Rolle gehört.
Benachrichtigung und Sicherung
Neue Anfragen melden sich per Web-Push, die Daten werden täglich gesichert.
Ihr CRM sieht anders aus, denn es folgt Ihrem Ablauf. Die Zentrale zeigt, dass wir die Technik dahinter nicht nur beschreiben, sondern selbst betreiben.
Kostenfaktoren und laufende Kosten
Einen seriösen Preis gibt es erst, wenn der Umfang klar ist. Diese Faktoren bestimmen den Rahmen:
Datenmodell
Was soll das CRM kennen: Kontakte, Objekte, Angebote, Tickets? Je mehr Zusammenhänge, desto mehr Aufwand.
Datenübernahme
Bestände aus Excel, Postfächern oder einem anderen CRM müssen bereinigt, zugeordnet und geprüft werden.
Schnittstellen
Jede Anbindung an Website, E-Mail, Telefonie, ERP oder Buchhaltung will entworfen, gebaut und getestet werden.
Nutzerzahl
Bei Individualsoftware entsteht keine Lizenz je Nutzer. Mehr Nutzer bedeuten höchstens mehr Rollen und etwas mehr Betrieb.
Hosting und Betrieb
Server in der EU oder bei Ihnen, Sicherung, Überwachung und Updates laufen nach dem Start weiter.
Wartung und Ausbau
Neue Wünsche kommen mit der Zeit. Sie gehören von Anfang an in die Planung.
Zur Einordnung: Ein Anbieter aus Heilbronn nennt für ein individuelles CRM als schlanken Einstieg (MVP) eine Orientierung von 10.000 bis 25.000 Euro. Anbindungen an ein ERP-System und KI-Bausteine liegen laut diesem Anbieter darüber und werden individuell kalkuliert.
Das ist eine Größenordnung, kein Angebot. Was Ihr CRM kostet, hängt von den Faktoren oben ab. Den Rahmen nennen wir Ihnen nach dem CRM-Check schriftlich.
Quelle: veröffentlichte Preisangaben von Codana GmbH, Heilbronn (abgerufen am 16.10.2026). Anbieterangaben, keine Marktstudie.
Einwände und häufige Fragen
„Wir sind nur wenige Leute.“ Gerade dann zählt ein schlankes System, das genau Ihren Ablauf abbildet. Wir fangen mit einem kleinen, klar umrissenen ersten Schritt an und bauen darauf auf.
„Und wenn wir von Ihnen abhängig werden?“ Das wollen wir nicht. Sie erhalten Zugriff auf das Repository, eine Dokumentation und eine Übergabe, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten kann. Wir setzen auf offene, verbreitete Technik statt auf geschlossene Systeme.
Wenn Ihre Anforderungen eher in Richtung Branchenlösung gehen, lesen Sie auch die Seite zur individuellen Softwareentwicklung. Für Hausverwaltungen und Immobilienbetriebe finden Sie Näheres unter Software für Immobilien.
Die häufigsten Fragen beantworten wir unten ausführlich.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Lohnt sich ein eigenes CRM für 5–20 Nutzer?
Das hängt weniger von der Zahl der Nutzer ab als von Ihrem Ablauf. Bei Standardsoftware steigt die Lizenz mit jedem Zugang, bei Individualsoftware fällt keine Lizenz pro Nutzer an. Dafür kostet der Start mehr, und Hosting, Wartung und Weiterentwicklung kommen laufend dazu. Ein eigenes CRM lohnt sich eher, wenn Sonderfälle den Alltag bestimmen oder Standardlösungen Ihr Team ausbremsen. Passt ein fertiges Produkt, raten wir dazu. Im CRM-Check rechnen wir beide Wege für Ihren Fall durch und sagen Ihnen ehrlich, welcher besser passt.
Können wir Daten aus HubSpot/Pipedrive/Excel übernehmen?
In der Regel ja. Wir sehen uns zuerst den Bestand an: Welche Felder werden genutzt, wo gibt es Dubletten, was ist veraltet? Dann legen wir fest, welches alte Feld in welches neue gehört, bereinigen die Daten und übernehmen sie in einem Probelauf. Erst wenn Stichproben stimmen, folgt die endgültige Übernahme. Wichtig ist, dass sich das bisherige System vollständig exportieren lässt, auch Notizen und Verlauf. Das prüfen wir vor dem Start. Das alte System läuft zunächst parallel weiter, bis die neue Lösung sicher sitzt.
Wer wartet das CRM?
Auf Wunsch wir. Dazu gehören Hosting, regelmäßige Sicherungen, Updates und die Weiterentwicklung, wenn neue Wünsche dazukommen. Mehr dazu unter Wartung und Betrieb. Sie sind aber nicht an uns gebunden: Sie erhalten Zugriff auf das Repository, eine Dokumentation und eine Übergabe, und die Technik ist offen und verbreitet. Ein anderes Team kann also übernehmen, ohne bei null zu beginnen. Auch Hosting und Zugänge legen wir so an, dass Sie sie jederzeit selbst übernehmen können.
Ist ein individuelles CRM DSGVO-konform?
Ob ein CRM datenschutzkonform ist, hängt nicht allein von der Software ab, sondern auch davon, wie Sie es nutzen. Wir bauen es so, dass die Grundlagen stimmen: Rollen und Rechte, abgesicherte Zugänge, Sicherungen und Daten dort, wo wir es vereinbaren, zum Beispiel in einem Rechenzentrum in der EU oder auf Ihrem eigenen Server. Wie lange Daten gespeichert und wie Auskünfte oder Löschungen umgesetzt werden, besprechen wir vor dem Start. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht. Offene Fragen sollten Sie mit Ihrer Datenschutzbeauftragten oder Ihrem Berater klären.
Passt dazu
Individuelle Software
Anwendungen nach Ihren Prozessen: von der Analyse über den Prototyp bis zum Betrieb.
Schnittstellen
Systeme wie ERP, DATEV und CRM verbinden, damit Daten nur einmal erfasst werden.
Angebots- und Auftragsprozesse
Von der Anfrage bis zur Rechnung ohne Medienbrüche und Abtippen.