CRM-Beratung & CRM-Agentur – vom passenden System bis zum eigenen CRM.

Wir trennen drei Posten: unser Honorar für Beratung und Einführung, die Lizenzkosten des CRM-Anbieters und – falls nötig – Entwicklung für Schnittstellen oder ein eigenes System. Eine schlanke Einführung auf einer etablierten Plattform startet bei uns ab 2.500 € netto. Mit individuellen Abläufen, Datenmigration und mehreren Schnittstellen liegt der typische Rahmen zwischen 5.000 € und 20.000 € netto. Ein individuell entwickeltes CRM beginnt mit einem ersten nutzbaren Stand, der oft im Bereich ab etwa 5.000 € bis 15.000 € netto liegt. Die Lizenzgebühren zahlst du direkt an den Anbieter, meist pro Nutzer und Monat – wie hoch sie sind, hängt von Anbieter und Tarif ab. Das sind Richtwerte; ein verbindliches Angebot bekommst du nach dem Erstgespräch.

Ein schlankes Setup mit Kontakten, einer Vertriebspipeline und angebundenem Website-Formular ist oft in zwei bis drei Wochen einsatzbereit. Kommen Datenmigration aus mehreren Quellen, eigene Abläufe und Schnittstellen zu Telefonie oder Buchhaltung dazu, rechnen wir eher mit vier bis acht Wochen. Die meiste Zeit kostet erfahrungsgemäß nicht die Technik, sondern die Klärung, wie euer Vertrieb eigentlich laufen soll. Deshalb starten wir mit einem Kern, mit dem dein Team sofort arbeitet, und bauen danach in Stufen aus.

Ein bestes CRM gibt es nicht – nur eines, das zu deinem Ablauf, deinem Team und deinem Budget passt. Für kleine Unternehmen zählen vor allem drei Dinge: Das System muss ohne lange Schulung bedienbar sein, es muss deine Anfragequellen (Website, E-Mail, Telefon) aufnehmen können, und die Kosten pro Nutzer müssen auch in zwei Jahren noch tragbar sein. Bekannte Standard-CRMs wie HubSpot, Pipedrive oder Zoho decken viele typische Vertriebsabläufe ab. Welches davon passt, prüfen wir in der Beratung mit deinen echten Abläufen und einer Testphase – nicht anhand von Funktionslisten.

Der Support des Anbieters erklärt dir, wie sein Produkt funktioniert. Eine CRM-Agentur schaut zuerst auf deinen Vertrieb: Wo kommen Anfragen her, wer bearbeitet sie, wo gehen sie verloren? Daraus leiten wir ab, welches System passt, wie es eingerichtet wird und welche Daten und Schnittstellen dazugehören. Außerdem verbinden wir das CRM mit Website, E-Mail, Telefonie und Buchhaltung und schulen dein Team auf eure Abläufe – nicht auf alle Funktionen des Produkts.

Für die meisten kleinen Unternehmen ist ein Standard-CRM die bessere Wahl, weil es schneller startet und günstiger in der Anschaffung ist. Ein individuelles CRM lohnt sich, wenn dein Ablauf deutlich vom üblichen Schema Anfrage, Angebot, Auftrag abweicht, wenn viele Beteiligte mit unterschiedlichen Rechten arbeiten, wenn Kunden oder Partner über ein Portal zugreifen sollen oder wenn Lizenzkosten pro Nutzer mit dem Team stark wachsen würden. Oft ist ein Mittelweg sinnvoll: ein Standard-CRM plus eine kleine Eigenentwicklung für genau den Teil, den es nicht abdeckt.

Nicht unbedingt. Viele Branchenprogramme für das Handwerk bringen bereits eine Kundenverwaltung mit, dazu Angebote, Aufmaß und Rechnungen. Wenn deine Anfragen überschaubar sind und alle im Team damit arbeiten, brauchst du kein zusätzliches CRM – dann sagen wir dir das. Sinnvoll wird ein CRM, wenn viele Anfragen über Website, Telefon und WhatsApp reinkommen, nachgefasst werden muss und der Überblick über offene Angebote fehlt. Dann klären wir, ob die Branchensoftware eine Schnittstelle bietet, damit Kontakte nicht doppelt gepflegt werden.

Wir sichten zuerst den Bestand: welche Listen, Postfächer und Altsysteme es gibt, welche Felder genutzt werden und wie viele Dubletten darin stecken. Dann legen wir fest, welches alte Feld in welches neue gehört, bereinigen die Daten und machen einen Testimport mit einem Ausschnitt. Erst wenn der sauber aussieht, folgt der vollständige Umzug zu einem festen Stichtag. Einwilligungen für Newsletter nehmen wir mit Nachweis mit, und alte Datensätze, die keinen Zweck mehr haben, ziehen gar nicht erst um.

Ja, wenn es eine Rechtsgrundlage gibt und die Regeln eingehalten werden. Daten von Kunden und Interessenten, mit denen du im Austausch über einen Auftrag stehst, darfst du in der Regel zur Vertragsanbahnung und -erfüllung speichern. Für Werbe-E-Mails brauchst du dagegen grundsätzlich eine Einwilligung. Mit dem CRM-Anbieter schließt du einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung, und du brauchst ein Löschkonzept, das Aufbewahrungsfristen berücksichtigt. Wir richten Rollen, Rechte, Löschregeln und Exportmöglichkeiten technisch ein; die rechtliche Bewertung im Einzelfall gehört zu deinem Datenschutzbeauftragten oder Anwalt.

Ja, das ist meist der erste Baustein, den wir anbinden. Jede Formularanfrage landet als neuer Kontakt oder neue Verkaufschance im CRM – mit Quelle, Seite, gewünschter Leistung und dem Zeitpunkt. Dazu entsteht automatisch eine Aufgabe für die zuständige Person. So muss niemand mehr Anfragen aus dem Postfach abtippen, und du siehst später, welcher Kanal wirklich Aufträge bringt. Die Website selbst muss dafür nicht neu gebaut werden; oft reicht eine Anpassung am Formular.

Ja. Wenn du eine HubSpot-Agentur für Einrichtung, Datenumzug und Anbindung suchst, übernehmen wir das. Passt HubSpot zu dir, richten wir es ein, migrieren deine Daten, binden Formulare, Postfach und weitere Systeme an und schulen dein Team. Wir sagen dir aber vorher ehrlich, ob HubSpot für deine Größe sinnvoll ist. Für kleine Teams mit einfachem Vertriebsablauf kann ein schlankeres System genügen, und manche Funktionen gibt es nur in höheren Tarifen. Die Entscheidung treffen wir mit dir anhand deiner Anforderungen, nicht anhand eines Lieblingsprodukts.

Ein CRM kümmert sich um die Beziehung zu Kunden und Interessenten: Kontakte, Anfragen, Verkaufschancen, Kommunikation und Nachfassen. Ein ERP steuert die internen Ressourcen: Warenwirtschaft, Einkauf, Lager, Produktion, oft auch Rechnungen und Finanzen. In kleinen Unternehmen übernimmt das Buchhaltungs- oder Rechnungsprogramm häufig einen Teil davon. Wichtig ist, dass beide Welten Kundendaten austauschen, damit Angebote und Rechnungen nicht doppelt erfasst werden – genau diese Verbindung planen wir bei der Einführung mit.

Das ist der häufigste Grund, warum CRM-Projekte scheitern – und er ist selten technisch. Deshalb beziehen wir die Menschen, die täglich damit arbeiten, schon in die Auswahl ein, halten die Eingabe so knapp wie möglich und lassen Daten automatisch einfließen, wo es geht. Die Schulung orientiert sich an euren echten Abläufen, und nach einigen Wochen schauen wir gemeinsam, wo es hakt. Ein CRM, in das nur eine Person einträgt, bringt wenig; eines, das allen Arbeit abnimmt, wird genutzt.

Darauf achten wir schon bei der Auswahl: Lassen sich alle Daten vollständig exportieren, inklusive Notizen, Aktivitäten und Dateien? Gibt es eine offene Schnittstelle? Wie lang sind Vertragslaufzeit und Kündigungsfrist? Schnittstellen bauen wir so, dass sie nicht an ein einzelnes Produkt gekettet sind. Ein Wechsel bleibt trotzdem ein Projekt, weil Felder, Abläufe und Automatisierungen neu abgebildet werden müssen – aber er ist planbar, wenn die Daten sauber strukturiert sind.

Der Code gehört dir. Du bekommst Zugriff auf das Repository, eine Dokumentation und eine Übergabe, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten kann. Die Daten liegen dort, wo wir es gemeinsam festlegen – zum Beispiel in einer PostgreSQL-Datenbank in einem Rechenzentrum in der EU oder auf deinem eigenen Server. Lizenzkosten pro Nutzer fallen nicht an; es bleiben Kosten für Hosting, Wartung und Weiterentwicklung, die wir vorab transparent machen.

Bundesweit. Unser Sitz ist in Oberhausen, CRM-Beratung und Einführung laufen aber gut remote: Workshops per Video, Datenmigration und Einrichtung online, Schulungen live oder als Aufzeichnung. Wenn du aus Oberhausen oder dem Ruhrgebiet kommst und lieber vor Ort zusammensitzt, findest du auf unserer Seite zur CRM-Lösung in Oberhausen das lokale Angebot.