KI-Beratung
KI-Beratung für den Mittelstand
Klarheit, wo KI sich in Ihrem Betrieb rechnet – und eine Umsetzungsplanung statt Folien.
Auf einen Blick
- Ergebnis
- priorisierte Liste
- Bewertung
- Nutzen, Risiko, Aufwand
- Team
- Regeln und Schulung
- Danach
- Umsetzung planbar
Wenn KI im Betrieb schon da ist, aber ohne Plan
In vielen Betrieben läuft KI längst mit: Die Disponentin lässt sich Mails von ChatGPT umformulieren, der Vertrieb füttert ein Online-Tool mit Kundendaten, und niemand hat entschieden, ob das gewollt ist. Gleichzeitig fehlt der Überblick, wo KI wirklich Arbeit abnehmen würde und wo sie nur Aufwand erzeugt.
Die KI-Beratung schafft diesen Überblick, bevor Geld in Entwicklung fließt. Wir sehen uns Ihre Abläufe an, bewerten die Möglichkeiten nüchtern und sagen auch, wo KI nicht die richtige Antwort ist. Am Ende wissen Sie, was Sie als Erstes angehen, was warten kann und welche Spielregeln Ihr Team braucht.
Ablauf der Potenzialanalyse
Die Potenzialanalyse ist ein kompakter, begleiteter Prozess. Sie brauchen dafür keine Vorbereitung außer Menschen, die ihre tägliche Arbeit gut kennen.
- 01
Gespräch
Wir klären Ziele, Branche, vorhandene Software und was heute schon an KI genutzt wird.
- 02
Prozessaufnahme
Im Workshop gehen wir mit den Fachleuten Ihre Abläufe durch: Posteingang, Angebote, Aufträge, Rechnungen, Einsatzplanung.
- 03
Bewertung
Jede Idee wird nach Nutzen, Risiko und Aufwand eingeordnet, auch mit Blick auf Daten und Datenschutz.
- 04
Empfehlung
Sie erhalten eine priorisierte Liste, eine Empfehlung für den ersten Piloten und einen groben Rahmen für die Umsetzung.
Was Sie am Ende in der Hand halten, ist ein schriftliches Ergebnis, das Ihre Geschäftsführung entscheiden kann: welche Fälle Sinn ergeben, in welcher Reihenfolge und mit welchen Voraussetzungen. Wie viel Zeit der Workshop braucht, hängt von der Zahl der Abteilungen ab und wird vorab abgestimmt.
Bewertung von Use Cases: Nutzen, Risiko, Aufwand
Eine Idee ist noch kein Anwendungsfall. Damit aus einer Wunschliste eine Reihenfolge wird, legen wir an jeden Fall dieselben Maßstäbe an.
Nutzen
Welche Arbeit fällt weg oder wird schneller? Wie oft kommt der Fall vor, und wer profitiert: Team, Kunden, Buchhaltung?
Risiko
Was passiert bei einem Fehler? Sind personenbezogene Daten im Spiel, und muss ein Mensch das Ergebnis freigeben?
Aufwand
Wie sauber sind die Daten, wie viele Systeme sind beteiligt, und was kostet der laufende Betrieb?
Reife
Gibt es klare Regeln, genug ähnliche Fälle und jemanden im Team, der den Fall verantwortet?
Das Ergebnis ist keine Punktetabelle um ihrer selbst willen, sondern eine Reihenfolge, die Sie nachvollziehen können. Typisch ist: ein Fall mit hohem Nutzen und überschaubarem Risiko als Pilot, ein bis zwei Fälle für später, und einige Ideen, die wir bewusst streichen.
Regeln für KI-Nutzung im Team
Ob Sie KI offiziell einführen oder nicht: Genutzt wird sie ohnehin. Eine kurze, verständliche Richtlinie sorgt dafür, dass Ihre Mitarbeitenden wissen, was erlaubt ist, und dass Sie wissen, was in Ihrem Betrieb passiert. Wir entwerfen sie mit Ihnen, passend zu Ihrer Größe und Ihren Abläufen.
Eine solche Richtlinie regelt typischerweise:
- Erlaubte Werkzeuge: welche Programme und Dienste das Team nutzen darf und welche nicht.
- Umgang mit Kundendaten: welche Angaben nie in ein KI-Werkzeug gehören und was anonymisiert werden muss.
- Freigabe: wer Ergebnisse prüft, bevor sie an Kunden gehen oder in Verträge und Rechnungen einfließen.
- Kennzeichnung: wann Texte, Bilder oder Antworten als KI-gestützt erkennbar sein sollen.
- Ansprechperson: wer neue Werkzeuge bewertet und Fragen aus dem Team beantwortet.
Die Richtlinie ist eine fachliche Arbeitshilfe und keine Rechtsberatung. Für rechtlich verbindliche Fragen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten oder eine Kanzlei hinzu.
KI-Kompetenz nach Art. 4 KI-Verordnung
Die europäische KI-Verordnung (Verordnung (EU) 2024/1689, seit Juli 2026 in der durch die Verordnung (EU) 2026/1744 geänderten Fassung) verlangt in Art. 4, dass Unternehmen Maßnahmen ergreifen, um die KI-Kompetenz der Mitarbeitenden zu fördern, die mit KI arbeiten – angepasst an Vorwissen und Einsatzzweck. Ein bestimmtes Kompetenzniveau schreibt die Vorschrift nicht vor (Wortlaut im Amtsblatt der EU geprüft, abgerufen am 24.10.2026).
Für Sie heißt das praktisch: Wer im Betrieb mit KI arbeitet, sollte verstehen, was die Werkzeuge können, wo sie irren und welche Regeln im Haus gelten. Wir bieten dafür Schulungen in überschaubarem Umfang an, zugeschnitten auf Ihre Rollen: Geschäftsführung, Büro, Vertrieb, Technik. Die Inhalte orientieren sich an Ihren echten Aufgaben, nicht an einem Standardfolienset.
Ob und in welchem Umfang Ihr Unternehmen konkret betroffen ist, ordnen wir mit Ihnen ein. Das ersetzt keine Rechtsberatung.
Woran die Beratung in der Praxis ansetzt
Ein Termin lohnt sich vor allem in diesen Lagen. Sie müssen nicht alle erfüllen.
Workshop mit Prozessaufnahme
Fachleute aus Büro, Technik und Vertrieb beschreiben ihren Alltag; wir halten fest, wo Zeit und Nerven verloren gehen.
KI-Richtlinie
Aus privater Nutzung wird ein vereinbarter Umgang, den das Team versteht und der zum Betrieb passt.
Pilotauswahl
Aus vielen Ideen wird ein erster, klar abgegrenzter Fall mit prüfbarem Ziel.
Zweite Meinung
Ein Angebot für ein KI-Projekt liegt vor, und Sie möchten es unabhängig einordnen lassen.
Und danach: von der Empfehlung zur Umsetzung
Die Beratung kommt vor der Entwicklung. Sie klärt, was sich lohnt, damit die KI-Entwicklung mit einem klaren Auftrag startet statt mit einer Vermutung. Sie entscheiden danach frei, ob Sie den Piloten mit uns umsetzen, mit einem anderen Team oder zunächst gar nicht.
Wenn der Pilot mehrere Schritte selbstständig ausführen soll, sind KI-Agenten das passende Thema; wenn es vor allem um verbundene Abläufe geht, die Prozessautomatisierung. Die Analyse zeigt, welcher Weg zu Ihrem Fall gehört.
Förderung prüfen
Für Digitalisierungs- und KI-Vorhaben gibt es unter Umständen Förderprogramme. Ob eines zu Ihrem Vorhaben passt, hängt von Ihrem Unternehmen, dem Ziel und dem Zeitpunkt der Antragstellung ab.
Wir ordnen für Sie ein, ob ein Programm passen kann, und beschreiben, was dafür vorbereitet werden müsste. Eine Zusage oder ein Förderanspruch lässt sich daraus nicht ableiten; über Anträge entscheiden allein die Fördergeber. Mehr dazu auf der Seite Förderung.
Kostenfaktoren der KI-Beratung
Der Aufwand richtet sich danach, wie viel von Ihrem Betrieb wir ansehen. Diese Faktoren bestimmen den Rahmen:
Abteilungen
Je mehr Bereiche in die Analyse einbezogen werden, desto mehr Gespräche und Auswertung.
Vor Ort
Tage vor Ort im Betrieb gegenüber Terminen per Video.
Tiefe
Überblick mit Empfehlung oder zusätzlich ausgearbeitete Bewertung einzelner Fälle.
Richtlinie
Entwurf einer KI-Richtlinie samt Abstimmung mit Ihrem Team.
Zur Einordnung: Ein KI-Dienstleister aus Köln nennt für eine erste Potenzialanalyse eine Spanne ab rund 5.000 €. Unseren Rahmen für Ihren Betrieb nennen wir Ihnen nach dem Erstgespräch schriftlich.
Quelle: veröffentlichte Preisangaben von KIBrains, Köln (Mai 2026, abgerufen am 16.10.2026). Anbieterangaben, keine Marktstudie.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Was bringt ein Workshop konkret?
Sie erhalten ein schriftliches Ergebnis, das Sie intern weiterverwenden können: eine priorisierte Liste von Anwendungsfällen mit Bewertung nach Nutzen, Risiko und Aufwand, eine Empfehlung für den ersten Piloten und einen groben Rahmen für die Umsetzung. Dazu kommen Hinweise zu Daten und Datenschutz und, wenn gewünscht, der Entwurf einer Richtlinie für Ihr Team. Entscheidend ist, dass Ihre Fachleute dabei sind: Was im Alltag wirklich Zeit kostet, wissen diejenigen, die es täglich tun.
Gibt es Förderung?
Möglicherweise, das lässt sich nur für den Einzelfall sagen. Es gibt Programme für Digitalisierung und KI, die an Bedingungen wie Unternehmensgröße, Standort, Vorhaben und Antragszeitpunkt geknüpft sind. Wir ordnen ein, ob ein Programm passen kann, und zeigen, was Sie dafür vorbereiten sollten. Eine Zusage geben wir nicht; die Entscheidung liegt beim Fördergeber. Einen Überblick finden Sie auf der Seite zur Förderung, Fragen dazu klären wir im Erstgespräch.
Müssen wir schulen?
Die KI-Verordnung verlangt in Art. 4 in der seit Juli 2026 geltenden Fassung, dass Unternehmen Maßnahmen zur KI-Kompetenz der Mitarbeitenden ergreifen, die mit KI arbeiten – angepasst an Vorwissen und Einsatzzweck. Eine feste Schulungsform schreibt die Vorschrift hier nicht vor. In der Praxis genügen oft kurze, auf die Rolle zugeschnittene Einheiten und eine verständliche Richtlinie. Wie viel für Ihr Team sinnvoll ist, klären wir in der Analyse. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht.
Brauchen wir die Beratung, wenn wir schon einen Anwendungsfall haben?
Nicht unbedingt. Wenn Sie einen klar umrissenen Fall haben, können wir direkt mit der KI-Entwicklung beginnen. Sinnvoll bleibt ein kurzer Check, wenn mehrere Abteilungen betroffen sind, personenbezogene Daten verarbeitet werden oder Ihr Team KI bereits ohne Regeln nutzt. Dann prüfen wir, ob Ihr Fall der richtige erste Schritt ist, und halten die Spielregeln fest, bevor etwas gebaut wird.
