Software und KI für Handwerksbetriebe

Wer Software und KI für Handwerksbetriebe sucht, hat selten ein Technikproblem. Es ist ein Zeitproblem: Das Team ist tagsüber auf der Baustelle, und das Büro besteht oft aus einer Person, die Telefon, Post, Planung und Rechnungen gleichzeitig erledigt. Was liegen bleibt, wird abends oder am Wochenende nachgeholt, meist vom Inhaber oder von der Meisterin selbst.

Die Engpässe sind in vielen Betrieben ähnlich. Der Anruf kommt, wenn niemand abnehmen kann, und der Rückruf am nächsten Morgen kommt zu spät. Die Anfrage steckt im Postfach, im Messenger und auf einem Zettel im Auto. Das Angebot wartet auf den freien Abend, und der Kunde hat inzwischen einen zweiten Betrieb gefragt. Dazu kommt die doppelte Erfassung: Aufmaß auf Papier, danach noch einmal im Programm, danach noch einmal in der Rechnung.

Fachkräfte fürs Büro sind schwer zu finden, und eine zusätzliche Stelle ist für einen Betrieb mit zehn oder zwanzig Beschäftigten keine kleine Entscheidung. Software kann hier Arbeit abnehmen, aber nur, wenn sie zum tatsächlichen Ablauf passt und nicht zusätzlich Pflegeaufwand erzeugt.

• Telefon während der Baustelle: Anrufe gehen verloren oder unterbrechen die Arbeit.
• Angebote liegen: Zwischen Anfrage und Angebot vergehen Tage, in denen der Kunde weiterschaut.
• Doppelte Erfassung: Dieselben Daten werden mehrfach getippt, mit jeder Abschrift steigt die Fehlerquote.
• Dokumentation: Fotos, Aufmaße und Abnahmen sind verteilt und später schwer zu finden.

Auf der Baustelle klingelt das Telefon im ungünstigsten Moment. Ein KI-Telefonassistent nimmt in diesen Fällen ab, meldet sich als KI-Assistent und erfasst Anschrift, Gewerk, Anliegen und Rückrufnummer. Bei einem Heizungsausfall oder Rohrbruch kann er dringende Fälle sofort an die diensthabende Person weitergeben. Wie das im Einzelnen funktioniert, steht auf der Seite zum KI-Telefonassistenten, dort auch zu Kennzeichnung und Datenschutz.

Dieselbe Idee gilt für schriftliche Anfragen. Ein gut aufgebautes Formular fragt nach den Angaben, die Sie zum Kalkulieren brauchen, und legt die Anfrage direkt als Eintrag an, statt als Mail ohne Struktur. Das Ziel ist ein einziger Eingang, in dem jede Anfrage einen Status und eine Zuständigkeit hat, egal auf welchem Weg sie kam.

Beides führt in ein CRM, das auf Ihren Betrieb zugeschnitten ist: schlank, mit den Feldern, die Sie wirklich nutzen, und mit Benachrichtigung aufs Handy, wenn etwas Neues eintrifft.

Ein Beispiel zur Veranschaulichung, kein Kundenbericht: Ein Sanitärbetrieb erhält morgens um sieben einen Anruf wegen einer undichten Leitung. Das Team ist bereits unterwegs, das Büro noch nicht besetzt. Der Telefonassistent nimmt ab, erfasst Adresse und Art des Schadens, stuft die Lage anhand der vereinbarten Stichworte ein und leitet sie an die Bereitschaft weiter. Im Büro liegt später ein vollständiger Eintrag, kein Zettel mit einer halben Telefonnummer.

Am Vormittag kommt über das Website-Formular eine Anfrage zur Badsanierung, mit Fotos und Wunschzeitraum. Sie landet im selben Eingang. Der Meister fährt zum Aufmaß, erfasst Maße und Fotos am Handy, und aus diesen Angaben entsteht ein Angebotsentwurf nach den hinterlegten Regeln. Am Abend prüft er ihn in wenigen Minuten, statt ihn von Grund auf zu schreiben. Nimmt der Kunde an, gehen die Daten in den Auftrag und in die Einsatzplanung, ohne dass jemand sie neu eintippt.

Was davon in Ihrem Betrieb zutrifft, ist eine Frage der Gewerke, der Größe und der vorhandenen Software. Deshalb beginnen wir nicht mit einer Gesamtlösung, sondern mit dem Teil des Ablaufs, bei dem der Schuh am meisten drückt.

Wir beginnen mit dem Prozess-Check: Wir sehen uns an, wie eine Anfrage heute bei Ihnen ankommt, wer sie bearbeitet und wo sie liegen bleibt. Daraus wählen wir den einen Ablauf, der am meisten Zeit kostet. Für diesen entsteht in wenigen Wochen ein erster Prototyp, den Ihr Büro ausprobiert, bevor wir weiterbauen.

Sie erhalten Zugriff auf das Repository, eine Dokumentation und eine Übergabe, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten kann. Die Technik ist offen und verbreitet, damit Sie nicht an uns gebunden sind. Hosting, regelmäßige Sicherungen und Weiterentwicklung übernehmen wir auf Wunsch.

Dass wir mit dem arbeiten, was wir anbieten, zeigt unsere Eigenentwicklung „Werbeexperte Zentrale“, ein eigenes CRM mit Anfragen, Terminen, Team-Zugängen mit Zwei-Faktor-Anmeldung und Benachrichtigung per Web-Push. Sie ist kein Muster für Ihren Betrieb, aber ein Beispiel dafür, wie ein solches System im Alltag aussieht.