Lösung
Dokumente automatisch verarbeiten
Belege und E-Mails werden ausgelesen, geprüft und übertragen. Ihr Team prüft vor allem Ausnahmen.
Auf einen Blick
- Unsichere Felder
- prüft ein Mensch
- Genauigkeit
- vorab an Ihren Belegen gemessen
- Datenfluss
- mit Protokoll je Dokument
- Quellcode
- gehört Ihnen
Welche Dokumente sich eignen
Rechnungen werden abgetippt, Lieferscheine liegen als PDF im Postfach, und Anhänge wandern von Hand in den passenden Ordner. Das kostet Zeit und lässt Tippfehler zu. Geeignet sind Dokumente, die sich oft wiederholen und deren Inhalt Sie schon heute nach festen Regeln übernehmen:
Eingangsrechnungen
Lieferant, Rechnungsnummer, Datum, Beträge und Positionen werden erkannt und für die Buchhaltung bereitgestellt. Ihre Mitarbeiterin bestätigt, statt zu tippen.
Lieferscheine
Menge und Artikel aus dem Lieferschein werden mit der Bestellung abgeglichen. Abweichungen fallen sofort auf, nicht erst bei der Rechnung.
Auftragsbestätigungen
Termine, Preise und Konditionen aus Bestätigungen von Lieferanten und Kunden landen im Auftrag. Widersprüche zur Bestellung werden markiert.
Bewerbungen sortieren
Anschreiben und Lebensläufe werden nach Stelle abgelegt und mit den Eckdaten in eine Übersicht gebracht. Die Auswahl treffen weiterhin Sie.
E-Mails mit Anhang
Eingehende Post wird nach Art des Anhangs sortiert: Rechnung, Angebot, Reklamation, Sonstiges. Jedes Dokument kommt beim richtigen Ansprechpartner an.
Formulare und Meldungen
Abnahmeprotokolle, Bestellformulare oder Stundenzettel mit festem Aufbau lassen sich feldweise auslesen und in Ihre Liste oder Software übernehmen.
Weniger geeignet sind Dokumente, die jedes Mal anders aufgebaut sind und Einzelfallentscheidungen verlangen, etwa Verträge mit individuellen Klauseln. Dort kann die Lösung vorsortieren und zusammenfassen, die Bewertung bleibt bei Ihnen. Ob Ihre Dokumente in die erste oder zweite Gruppe fallen, sehen wir im Prozess-Check an einigen echten Beispielen. Bringen Sie dafür gern zehn bis zwanzig typische Belege mit, auch die unschönen: den schiefen Scan, die Rechnung ohne Bestellnummer, die Mail mit drei Anhängen.
So funktioniert die Erkennung
Aus einem Dokument wird in vier Schritten ein geprüfter Datensatz. Ein Beispiel ist die Rechnung eines Lieferanten, die per Mail eintrifft:
- 01
Eingang
Das Dokument kommt per Mail, aus einem Ordner oder per Upload. Die Lösung erkennt, um welche Art es sich handelt.
- 02
Auslesen
Text und Zahlen werden aus PDF, Scan oder Foto gelesen und den Feldern zugeordnet, etwa Lieferant, Betrag und Datum.
- 03
Plausibilität
Regeln prüfen den Inhalt: Stimmen Summen, existiert die Bestellung, ist der Lieferant bekannt? Auffälliges wird markiert.
- 04
Übergabe
Geprüfte Daten gehen an Buchhaltung, ERP oder Ablage. Jeder Schritt wird protokolliert und lässt sich nachvollziehen.
Technisch kombinieren wir Texterkennung, ein Sprachmodell für das Verstehen des Inhalts und feste Regeln für die Prüfung. Den Ablauf steuern wir meist mit n8n oder eigener Software. Wie wir KI-Bausteine auswählen und absichern, steht auf der Seite KI-Entwicklung.
Prüfschritt und Fehlerquote
Keine Erkennung ist fehlerfrei, und wir versprechen es nicht. Entscheidend ist, dass ein Fehler nicht unbemerkt im System landet. Deshalb gehört zu jeder Lösung ein Prüfschritt: Sichere Felder gehen durch, unsichere werden markiert und von einem Menschen angesehen.
Wie genau die Erkennung bei Ihnen arbeitet, hängt von drei Dingen ab: der Qualität der Dokumente, der Vielfalt der Layouts und der Art des Feldes. Ein sauberes PDF aus einer Buchhaltungssoftware ist leichter zu lesen als ein schief fotografierter Beleg. Wenige Lieferanten mit festem Aufbau sind leichter als Hunderte mit jeweils eigenem Layout. Ein Rechnungsbetrag ist eindeutiger als eine frei formulierte Leistungsbeschreibung.
Deshalb messen wir vor dem Start an echten Beispielen aus Ihrem Alltag und legen das Ergebnis offen. Sie sehen, welche Felder zuverlässig erkannt werden und wo ein Mensch hinsehen sollte, bevor die Lösung produktiv geht.
Im Alltag bedeutet das: Am Anfang schauen Ihre Mitarbeitenden bei mehr Feldern hin, später nur noch bei den auffälligen. Die Schwelle, ab der ein Feld zur Prüfung vorgelegt wird, legen wir gemeinsam fest. Bei Beträgen und Bankdaten setzen wir sie vorsichtiger als bei einer Lieferadresse, weil ein Zahlendreher dort teurer wäre.
- Markierung statt Raten: Ist sich die Erkennung bei einem Feld nicht sicher, bleibt es leer oder wird farbig hervorgehoben.
- Regeln als Netz: Summenprüfung, Abgleich mit Bestellung und Stammdaten fangen Fehler, die das Auslesen übersieht.
- Korrekturen zählen: Was Ihr Team ändert, wird festgehalten. So sehen wir, wo nachgebessert werden muss.
- Protokoll: Zu jedem Dokument steht, was erkannt, was geprüft und wohin es übergeben wurde.
Anbindung an DATEV, ERP und DMS
Ausgelesene Daten sind erst nützlich, wenn sie dort ankommen, wo Sie damit arbeiten. Typische Ziele sind die Buchhaltung, ein ERP-System, ein Dokumentenmanagementsystem oder Ihre eigene Software. Fertige Konnektoren oder Partnerschaften behaupten wir nicht. Wir schauen, was Ihr System anbietet, und bauen die Verbindung dafür.
Für die Buchhaltung bereiten wir die Daten so auf, dass sie im Format vorliegen, das Ihr Steuerberater oder Ihre Software übernimmt, zum Beispiel als Vorbereitung für DATEV. Wie der Weg konkret aussieht, klären wir mit Ihnen und gegebenenfalls Ihrer Kanzlei im Prozess-Check.
Wichtig ist auch die Richtung der Daten. Oft braucht die Lösung Stammdaten aus Ihrem System, etwa die Liste der Lieferanten oder offene Bestellungen, um Belege zuzuordnen und zu prüfen. Wir lesen nur, was dafür nötig ist, und schreiben erst zurück, wenn ein Mensch bestätigt hat.
Bietet ein System keine Schnittstelle, gibt es Alternativen wie den Austausch über Dateien oder einen vereinbarten Ordner. Die Grundlagen dazu beschreibt die Seite Schnittstellen-Entwicklung; den Gesamtablauf aus Eingang, Prüfung und Übergabe behandelt die Prozessautomatisierung.
- Buchhaltung: Beleg und Buchungsdaten gehen gemeinsam zur Weiterverarbeitung.
- ERP und Warenwirtschaft: Bestellungen und Lieferscheine werden abgeglichen und Bestände aktualisiert.
- DMS und Ablage: Das Dokument wird mit Stichworten abgelegt und ist später auffindbar.
- Eigene Software und CRM: Daten aus Anfragen und Aufträgen fließen in den Vorgang, ohne dass jemand sie abschreibt.
Datenschutz bei der Dokumentenverarbeitung
In Rechnungen, Bewerbungen und E-Mails stehen personenbezogene Daten. Deshalb klären wir den Datenschutz am Anfang: Welche Angaben braucht der Ablauf wirklich? Wer verarbeitet sie, wo und auf welcher Vertragsgrundlage? Personenbezogene Daten geben wir nur an Dienste weiter, mit denen ein Auftragsverarbeitungsvertrag besteht, und so sparsam wie möglich.
Der Betrieb in der EU ist möglich, bei Bedarf auch auf Ihrem eigenen Server. Wo Ihre Dokumente verarbeitet werden, legen wir vor dem Start schriftlich fest. Bei besonders sensiblen Unterlagen wie Bewerbungen sprechen wir mit Ihnen darüber, welche Daten überhaupt zur Erkennung nötig sind. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht; bei Grenzfällen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu.
Kosten: wovon der Aufwand abhängt
Einen Preis nennen wir erst, wenn wir Ihre Dokumente gesehen haben. Diese Faktoren bestimmen den Rahmen:
Dokumentarten
Jede Art braucht eigene Felder, Regeln und Tests. Eine Rechnungsart ist schnell aufgesetzt, fünf verschiedene Arten brauchen entsprechend mehr Zeit.
Volumen
Wie viele Dokumente pro Monat anfallen, bestimmt Aufbau und laufende Verarbeitungskosten. Eine Handvoll am Tag stellt andere Anforderungen als Tausende.
Vielfalt der Layouts
Viele Lieferanten mit eigenem Aufbau machen die Erkennung aufwendiger als wenige feste Vorlagen.
Zielsysteme
Jede Anbindung, ob Buchhaltung, ERP oder Ablage, will entworfen, getestet und abgestimmt werden.
Prüfregeln und Oberfläche
Je mehr Plausibilitätsprüfungen und je komfortabler die Prüfansicht für Ihr Team, desto mehr Entwicklungsarbeit steckt darin.
Betrieb und Pflege
Hosting, regelmäßige Sicherungen, Anpassungen bei neuen Lieferanten und Weiterentwicklung laufen nach dem Start weiter.
Der Einstieg muss nicht groß sein. Sinnvoll ist oft, mit einer Dokumentart zu beginnen, etwa den Eingangsrechnungen Ihrer zehn häufigsten Lieferanten, und weitere Arten und Zielsysteme erst anzuschließen, wenn der erste Ablauf im Alltag trägt. So sehen Sie früh, was die Lösung bringt, und der Aufwand wächst mit dem Nutzen. Lizenzkosten pro Nutzer fallen bei Individualsoftware nicht an.
Den Rahmen für Ihren Fall nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich. Setzen Sie ihn in Beziehung zu dem, was die Handarbeit heute kostet: Zeit fürs Abtippen, Rückfragen wegen Zahlendrehern und Belege, die zu spät gebucht werden.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Wie genau ist die Erkennung?
Das hängt von drei Dingen ab: der Qualität Ihrer Dokumente, der Vielfalt der Layouts und der Art des Feldes. Ein klares PDF mit festem Aufbau lässt sich zuverlässiger lesen als ein schiefer Scan mit Handschrift. Deshalb nennen wir vorab keine pauschale Zahl. Wir testen die Lösung an echten Beispielen aus Ihrem Alltag, messen das Ergebnis und legen es Ihnen offen. So sehen Sie vor dem Start, wo die Erkennung stark ist und wo ein Mensch gegenprüfen sollte.
Was passiert mit unsicheren Feldern?
Sie werden nicht geraten, sondern markiert. Hat die Lösung bei einem Betrag, einem Datum oder einer Nummer Zweifel, bleibt das Feld leer oder wird hervorgehoben, und ein Mensch sieht es an. Dazu kommen Plausibilitätsregeln, etwa ob die Summen stimmen oder die Bestellung existiert. Erst nach der Bestätigung gehen die Daten ins Zielsystem. Ihre Korrekturen werden festgehalten, damit wir erkennen, wo die Erkennung verbessert werden muss.
Brauchen wir dafür neue Software oder ein neues System?
In der Regel nicht. Die Lösung setzt zwischen Ihr Postfach oder Ihren Ordner und Ihre vorhandenen Systeme. Ihre Buchhaltung, Ihr ERP oder Ihre Ablage bleiben bestehen und bekommen die geprüften Daten geliefert. Ob dafür eine Schnittstelle, ein Dateiaustausch oder eine kleine eigene Prüfoberfläche nötig ist, klären wir im Prozess-Check. Eine neue Gesamtlösung steht nur dann an, wenn Ihr bisheriges System dafür wirklich nicht taugt.
Wer ist bei Problemen im Betrieb zuständig?
Nach dem Start betreuen wir die Lösung im Rahmen von Wartung und Betrieb: Überwachung der Abläufe, Anpassungen bei neuen Layouts oder Lieferanten, Aktualisierungen und regelmäßige Sicherungen. Sie bekommen Zugriff auf das Repository, eine Dokumentation und eine Übergabe, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten könnte. Wie die Betreuung im Einzelnen aussieht, halten wir vor dem Start schriftlich fest. Kommt ein neuer Lieferant mit ungewohntem Layout hinzu, passen wir die Erkennung an, statt Ihr Team mit Handarbeit allein zu lassen.