Lösung
Anfrage, Angebot und Auftrag automatisieren
Schneller beim Kunden, weniger vergessene Angebote, saubere Daten bis in die Buchhaltung.
Auf einen Blick
- Angebot
- als Entwurf, nie ungeprüft
- Fehlende Angaben
- werden markiert
- Preislogik
- aus Ihren Preislisten
- Quellcode
- gehört Ihnen
Der typische Ablauf und seine Lücken
In den meisten Betrieben läuft der Weg vom Interessenten zur bezahlten Rechnung über dieselben Stationen: Anfrage, Rückfragen, Aufmaß oder Angaben vor Ort, Kalkulation, Angebot, Nachfassen, Auftrag, Rechnung. Jede Station ist für sich beherrschbar. Probleme entstehen an den Übergängen, weil dort jemand etwas abtippt, weiterleitet oder im Kopf behält.
Eine Anfrage landet im allgemeinen Postfach, und ob sie heute oder erst übermorgen jemand liest, hängt davon ab, wer im Haus ist. Die Rückfragen laufen per Telefon oder Mail, und die Antworten stehen verstreut in Notizen. Das Aufmaß liegt als Foto auf dem Handy oder als Zettel im Auto. Die Kalkulation sitzt in einer Tabelle, die nur eine Person versteht. Das Angebot entsteht dann am Abend, wenn der Tag gelaufen ist, und wartet im Entwurfsordner auf einen ruhigen Moment.
Wer das Angebot verschickt hat, notiert sich oft nur im Kopf, dass noch eine Antwort fehlt. Nachgefasst wird, wenn es zufällig auffällt. Kommt der Auftrag, werden Kunde, Positionen und Preise für die Auftragsbestätigung und später für die Rechnung ein weiteres Mal erfasst. Genau dort schleichen sich Tippfehler ein, die erst der Kunde bemerkt.
- Anfragen ohne Zuständigen: Niemand fühlt sich verantwortlich, bis der Kunde nachfragt.
- Lange Wege zum Angebot: Angaben müssen erst zusammengesucht werden, bevor kalkuliert werden kann.
- Vergessenes Nachfassen: Verschickte Angebote versanden, ohne dass jemand sie bewusst aufgegeben hat.
- Mehrfach erfasste Daten: Dieselbe Adresse und dieselben Positionen werden in Angebot, Auftrag und Rechnung neu getippt.
Anfrage strukturiert erfassen
Am Anfang entscheidet sich, wie viel Arbeit später entsteht. Eine Anfrage, die vollständig und an der richtigen Stelle ankommt, spart jede Rückfrage danach:
Ein Eingang für alle Wege
Website-Formular, E-Mail und Telefonnotiz laufen in einer Liste zusammen. Jede Anfrage bekommt eine Zuständigkeit und einen Status, statt im Postfach zu liegen.
Angaben gezielt abfragen
Das Formular fragt je nach Leistung nach dem, was Sie zum Kalkulieren brauchen: Maße, Material, Ort, Wunschtermin, Fotos. Das erspart den ersten Rückruf.
Rückfragen automatisch anstoßen
Fehlt eine Angabe, geht eine freundliche Rückfrage an den Kunden hinaus, und die Antwort wird der Anfrage zugeordnet. Niemand muss Mails suchen.
Benachrichtigung statt Nachschauen
Wer zuständig ist, erfährt von einer neuen Anfrage sofort, etwa per Push-Nachricht auf dem Handy, und nicht erst beim nächsten Blick ins Postfach.
Wie das im Alltag aussieht, zeigen wir an unserer Eigenentwicklung „Werbeexperte Zentrale“: Anfragen laufen dort an einer Stelle zusammen, aus einer Anfrage wird ein Termin mit Kalendereinladung, und die eigenen Leistungen sind einmal im Leistungskatalog hinterlegt. Ihr System folgt Ihrem Ablauf, das Prinzip ist dasselbe. Mehr dazu unter individuelles CRM.
Angebotsentwurf mit Kalkulationsregeln und KI
Das Ziel ist ein Angebotsentwurf, der fertig auf dem Tisch liegt, wenn die Anfrage vollständig ist. Entscheiden und freigeben bleibt Ihre Aufgabe:
- 01
Regeln aus Ihren Preislisten
Preise, Zuschläge, Staffeln und Mindestmengen werden als nachvollziehbare Regeln hinterlegt. Das Ergebnis ist rechnerisch jedes Mal gleich und lässt sich nachlesen, statt in einer Formel zu stecken.
- 02
KI ordnet die Anfrage ein
Eine Anfrage kommt oft als Freitext, mit Fotos oder als Mail. Die KI liest sie, erkennt die gewünschte Leistung und ordnet sie einer Ihrer Vorlagen zu. Rechnen tut sie dabei nicht, das erledigen die Regeln.
- 03
Entwurf wird ausgefüllt
Kundendaten, Positionen, Mengen und Preise werden in die Vorlage übernommen. Ihre Texte, Ihr Aufbau, Ihre Zahlungsbedingungen bleiben, wie sie sind.
- 04
Fehlendes wird markiert
Fehlt ein Maß oder ist eine Angabe widersprüchlich, steht an der Stelle ein deutlicher Hinweis. Das System rät nicht, sondern sagt, was noch zu klären ist.
- 05
Ein Mensch gibt frei
Sie prüfen, passen an und verschicken. Erst mit Ihrer Freigabe verlässt das Angebot das Haus.
Technisch läuft das über Prozessautomatisierung und KI-Bausteine, die in Ihr bestehendes System eingebunden werden. Mehr zu den Grundlagen unter KI-Entwicklung.
Nachfassen und Status
Ein verschicktes Angebot ist nicht erledigt, sondern wartet. Damit es nicht in Vergessenheit gerät, bekommt jedes Angebot einen Status: erstellt, versendet, geöffnet, in Klärung, angenommen oder abgelehnt. Wer morgens in die Liste schaut, sieht sofort, wo etwas hängt.
Das Nachfassen wird zur Aufgabe mit Termin. Nach einer von Ihnen festgelegten Frist erscheint das Angebot in der Wiedervorlage, und auf Wunsch liegt ein Entwurf für die Nachricht bereit. Ob Sie ihn ändern, so abschicken oder lieber anrufen, entscheiden Sie. Die Erinnerung ist automatisch, das Gespräch bleibt persönlich.
Auch für die Planung hilft das. Wenn Angebote mit Status in einer Liste stehen, lässt sich erkennen, welche Leistungen oft angefragt, welche selten angenommen werden und wo Antworten am längsten dauern. Das sind Erkenntnisse, die in einer Ordnerstruktur verborgen bleiben.
Wichtig ist dabei die Datensparsamkeit: Gespeichert wird, was für Angebot und Nachverfolgung gebraucht wird. Wer im Team was sehen darf, richten wir über Rollen ein, und die Anmeldung lässt sich mit Zwei-Faktor-Anmeldung absichern.
- Wiedervorlage mit Frist: Jedes offene Angebot meldet sich selbst, wenn die Antwort überfällig ist.
- Gemeinsamer Stand: Büro, Bauleitung und Geschäftsführung sehen denselben Status, ohne nachzufragen.
- Verlauf pro Kunde: Anfrage, Rückfragen, Angebot und Nachrichten stehen an einer Stelle.
Übergabe an Auftrag und Rechnung
Mit der Annahme beginnt der zweite Teil, und hier zahlt sich die saubere Erfassung aus. Zwei typische Wege aus der Praxis:
Handwerk: Aufmaß zum Angebot
Das Aufmaß wird vor Ort am Tablet oder Handy erfasst, mit Fotos und Maßen. Daraus entsteht der Angebotsentwurf, ohne dass abends noch einmal getippt wird. Mehr zur Branche unter Handwerk.
B2B: Anfrage, Kalkulation, Angebot
Eine Anfrage mit Mengen und Terminwunsch wird kalkuliert, und der Entwurf geht zur Freigabe an die zuständige Person. Bei höheren Summen kann eine zweite Freigabe vorgesehen werden.
Auftrag ohne Neuerfassung
Wird das Angebot angenommen, übernimmt das System Kunde, Positionen und Preise in den Auftrag. Termine und Zuständigkeiten kommen dazu, die Einsatzplanung bekommt ihre Daten ohne Umweg.
Rechnung und Buchhaltung
Nach Abschluss fließen die Daten in die Rechnung und, wenn Ihre Buchhaltung eine Schnittstelle anbietet, dorthin weiter. Wie das geht, beschreibt die Seite zu Schnittstellen.
Wichtig ist, dass die Daten nur einmal entstehen. Alles Weitere greift auf dieselben Angaben zu, und eine Korrektur wirkt überall.
Kosten: wovon der Aufwand abhängt
Einen seriösen Preis nennen wir erst, wenn wir Ihren Ablauf kennen. Diese Faktoren bestimmen den Rahmen:
Kalkulationslogik
Eine Preisliste mit festen Positionen ist schnell abgebildet. Staffeln, Zuschläge, Varianten und Sonderfälle erhöhen den Klärungs- und Testaufwand.
Vorhandene Systeme
Ob Sie Handwerkersoftware, Buchhaltung oder Kalender nutzen, und was diese Systeme an Schnittstellen bieten, entscheidet über den Anbindungsaufwand.
Freigaben und Rollen
Wer darf Entwürfe prüfen, wer ab welcher Summe freigeben? Mehr Stufen bedeuten mehr Konzept und mehr Tests.
Umfang der Vorlagen
Je mehr Leistungen und Angebotsarten, desto mehr Vorlagen und Regeln sind einzurichten und abzunehmen.
Datenübernahme
Bestehende Kunden, Artikel und Preislisten müssen bereinigt und übernommen werden. Saubere Ausgangsdaten halten das schlank.
Betrieb und Pflege
Hosting, regelmäßige Sicherungen, Updates und Anpassungen, wenn sich Preise oder Abläufe ändern, laufen nach dem Start weiter.
Zur Einordnung: Ein Anbieter aus Heilbronn nennt für ein individuelles CRM als Orientierung eine Spanne von 10.000 bis 25.000 Euro, mit Anbindungen und KI-Bausteinen darüber. Das ist eine Größenordnung, kein Angebot. Bei Individualsoftware fallen keine Lizenzkosten pro Nutzer an.
Den Rahmen für Ihren Fall nennen wir Ihnen nach dem Prozess-Check schriftlich. Rechnen Sie ihn gegen die Zeit, die heute für Abtippen, Suchen und verspätete Angebote draufgeht.
Quelle: veröffentlichte Preisangaben von Codana GmbH, Heilbronn (abgerufen am 16.10.2026). Anbieterangaben, keine Marktstudie.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Schreibt die KI das Angebot allein?
Nein. Die KI hilft beim Einordnen der Anfrage und beim Ausfüllen der Vorlage, die Preise kommen aus Ihren hinterlegten Regeln. Heraus kommt ein Entwurf, den eine Person bei Ihnen prüft, anpasst und freigibt. Fehlende oder widersprüchliche Angaben werden markiert, statt geraten zu werden. Die Verantwortung für Preis und Inhalt bleibt beim Betrieb, so wie bei einem Angebot, das ein Mitarbeiter vorbereitet und Sie unterschreiben. Wer möchte, legt zusätzlich fest, ab welcher Summe eine zweite Person freigeben muss.
Funktioniert das mit unserer Handwerkersoftware?
Das hängt von Ihrer Software ab, und deshalb versprechen wir es nicht pauschal. Entscheidend ist, ob sie Schnittstellen anbietet oder Daten per Import und Export austauschen kann. Das klären wir vor dem Projekt: Wir sehen uns an, was Ihr System bereitstellt, und sagen Ihnen, welche Schritte sich anbinden lassen und wo Sie weiter manuell arbeiten. Fertige Anbindungen für bestimmte Produkte oder Partnerschaften mit Herstellern haben wir nicht. Geht es nicht anders, kann der Entwurf auch als Datei übergeben werden.
Wie schnell sehen wir ein Ergebnis?
In der Regel in wenigen Wochen als Prototyp, an einem Teil Ihres Ablaufs, etwa der Anfrage mit Angebotsentwurf für eine Leistung. Ihr Team probiert ihn mit echten Fällen aus, danach wird in kurzen Schritten ausgebaut. Einen belastbaren Zeitplan nennen wir nach dem Prozess-Check, weil er von Ihrer Kalkulation und Ihren Systemen abhängt.
Müssen wir unsere Preislisten und Vorlagen neu aufbauen?
Nein, wir gehen von dem aus, was Sie haben: Ihre Preislisten, Ihre Angebotsvorlagen, Ihre Formulierungen. Beim Übernehmen fällt manchmal auf, dass Positionen doppelt vorkommen oder Regeln nur im Kopf einer Person existieren. Das bereinigen wir gemeinsam mit Ihnen, danach liegt alles an einer Stelle und ist für das ganze Team nachvollziehbar.
