Software und KI für Kanzleien und Arztpraxen

Wer Software und KI für Kanzleien und Arztpraxen sucht, steht selten vor einem Mangel an Programmen. Es fehlt die Zeit, weil das Telefon klingelt, während jemand am Empfang steht, und weil dieselben Fragen täglich neu gestellt werden: Wann ist der nächste freie Termin? Welche Unterlagen soll ich mitbringen? Wurde mein Schreiben schon bearbeitet?

Jede dieser Fragen unterbricht eine Arbeit, die Konzentration verlangt. In der Kanzlei ist es die Fristenarbeit oder der Schriftsatz, in der Praxis die Sprechstunde. Rückrufbitten wandern auf Zettel, Unterlagen kommen per Mail, per Post und über Portale an, und am Ende fragt jemand, wo die Unterlage eigentlich liegt.

Software hilft nur, wenn sie zu Ihrem Ablauf passt. Eine gute Lösung nimmt Routine ab und lässt Entscheidungen und fachliche Inhalte bei Ihnen.

• Telefon unterbricht: Anrufe reißen Mitarbeitende aus der Arbeit, Rückrufbitten gehen verloren.
• Termine kosten Aufwand: Absprachen per Telefon und Mail binden Zeit, Absagen führen zu Lücken.
• Dokumente verstreut: Unterlagen liegen in Postfächern, Ordnern und Portalen.
• Immer dieselben Rückfragen: Standardauskünfte binden Zeit, die für Einzelfälle fehlt.

Anfragen kommen über das Kontaktformular, per Mail und per Telefon. Ein Eingang, der alle Wege sammelt, gibt jeder Anfrage eine Nummer, einen Status und eine Zuständigkeit. Wer vertritt, sieht sofort, was offen ist.

Bei Dokumenten hilft KI beim Lesen und Einordnen: Ein Schreiben wird erkannt, dem Vorgang zugeordnet und mit den wichtigsten Angaben versehen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag. Ihr Team prüft ihn, bevor etwas abgelegt, versandt oder weiterverarbeitet wird. Die Technik dahinter beschreibt die Seite zur Dokumentenverarbeitung.

Formulare auf der Website lassen sich so gestalten, dass sie nur das Nötigste abfragen. Muss ein Anliegen mit sensiblen Angaben bearbeitet werden, geschieht das in Ihrem geschützten Bereich und nicht über ein offenes Postfach. Wo eine Auskunft aus Ihren eigenen Unterlagen kommen soll, etwa aus Merkblättern, baut die KI-Wissensdatenbank den Zugriff auf Ihre Inhalte auf und nur auf diese.

In Kanzlei und Praxis geht es um Informationen, die besonderen Schutz verdienen. Deshalb legen wir vor dem ersten Baustein fest, wie wir damit umgehen. Wir schließen vorab einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung (AV-Vertrag) und beschreiben darin, welche Daten wir wofür verarbeiten. Hosting und Betrieb legen wir mit Ihnen fest, bevorzugt in der EU, auf Wunsch auch auf einem eigenen Server. Wie viele Daten überhaupt erhoben werden, halten wir bewusst klein: Was ein Ablauf nicht braucht, wird nicht abgefragt und nicht gespeichert.

Zugänge sind rollenbasiert, jede Person sieht nur, was sie für ihre Aufgabe benötigt. Die Anmeldung kann mit Zwei-Faktor-Verfahren abgesichert werden, und regelmäßige Sicherungen gehören zum Betrieb. Wo KI eingesetzt wird, legen wir mit Ihnen fest, welche Daten das Modell überhaupt sehen darf und welche nicht.

Was Berufsgeheimnisse bedeuten, müssen Sie im Einzelfall beurteilen. Als Hinweis: Das Gesetz erfasst unter anderem Rechtsanwälte, Ärzte und Steuerberater und regelt, dass Geheimnisse an mitwirkende Personen nur weitergegeben werden dürfen, soweit das für deren Tätigkeit erforderlich ist, und dass diese zur Verschwiegenheit zu verpflichten sind. Ob und wie das auf Ihre Zusammenarbeit mit uns zutrifft, klären Sie mit Ihrer Berufsvertretung oder Ihrer Rechtsberatung. Wir liefern die technische Beschreibung der Lösung und tragen die Anforderungen mit, die Sie uns nennen.

Quelle: § 43a Abs. 2 BRAO und § 203 Abs. 1, 3 und 4 StGB auf gesetze-im-internet.de (abgerufen am 24.10.2026). Allgemeiner Hinweis, keine Rechtsberatung; im Einzelfall ist die Rechtslage zu prüfen.

Wir beginnen mit einem Gespräch über Ihren Alltag am Empfang und im Sekretariat. Einen echten Anruf und eine echte Anfrage verfolgen wir vom Eingang bis zum Abschluss und halten fest, wo sie liegen bleibt. Daraus wählen wir den einen Ablauf, der am meisten Zeit kostet, und besprechen vorab, welche Daten er berührt.

Es folgt ein erster Prototyp, den Ihr Team im Alltag ausprobiert. Erst wenn er trägt, kommt der nächste Baustein. Am Ende liegen Quellcode, Dokumentation und Übergabe bei Ihnen, sodass auch ein anderes Team daran weiterarbeiten könnte. Betrieb und Weiterentwicklung übernehmen wir auf Wunsch, siehe Wartung und Betrieb.

Dass wir solche Systeme selbst betreiben, zeigt unsere Eigenentwicklung „Werbeexperte Zentrale“, ein eigenes CRM für Anfragen und Termine mit Kalendereinladung, Zwei-Faktor-Anmeldung und Web-Push. Sie ist keine Vorlage für Ihr Haus, aber ein Nachweis aus dem eigenen Alltag.