Lösung
KI-Wissensdatenbank: Ihr Firmenwissen per Chat
Mitarbeitende finden Antworten mit Quellenangabe und nur aus Dokumenten, die sie sehen dürfen.
Auf einen Blick
- Antworten
- mit Link zur Quelle
- Zugriffsrechte
- der Quelle bleiben maßgeblich
- Betrieb
- in der EU oder auf Ihrem Server
- Quellcode
- gehört Ihnen
Wie RAG funktioniert
In vielen Betrieben steckt das Wissen in wenigen Köpfen. Die Kollegin, die jede Maschine kennt, geht in Urlaub. Der neue Mitarbeiter fragt zum dritten Mal nach demselben Ablauf. Und die Suche im Netzlaufwerk liefert vierzig Treffer, von denen keiner die Antwort enthält. Eine KI-Wissensdatenbank setzt genau hier an: Sie stellen eine Frage in normalen Worten und bekommen eine Antwort, die auf Ihren eigenen Unterlagen beruht.
Die Technik dahinter heißt RAG, die Abkürzung für „Retrieval-Augmented Generation“, auf Deutsch etwa „Antworten mit nachgeschlagenem Wissen“. Gemeint ist ein einfacher Gedanke: Das Sprachmodell soll nicht aus dem Gedächtnis antworten, sondern erst nachschlagen. Dafür werden Ihre Dokumente vorab in kurze Abschnitte zerlegt und so aufbereitet, dass sie sich nach Bedeutung durchsuchen lassen, nicht nur nach exakten Wörtern. Wer nach „Kündigungsfrist Wartungsvertrag“ fragt, findet auch den Abschnitt, in dem von „Laufzeit und Beendigung“ die Rede ist.
Stellt jemand eine Frage, sucht das System die passendsten Abschnitte heraus und gibt sie dem Sprachmodell als Grundlage mit. Das Modell formuliert daraus die Antwort und nennt, aus welchen Dokumenten und Stellen sie stammt. Wer der Antwort nicht traut, klickt auf die Quelle und liest die Originalstelle. Findet das System nichts Passendes, soll es das sagen, statt etwas zu erfinden.
- Technische Dokumentation: Bedienungsanleitungen, Wartungshandbücher und Datenblätter durchsuchen, auch wenn der Servicetechniker nur die halbe Fehlermeldung kennt.
- Vertragsfragen: Welche Kündigungsfrist gilt, was wurde bei Preisanpassungen vereinbart? Die Antwort kommt mit Fundstelle, die Bewertung bleibt bei Ihrer Geschäftsführung oder Kanzlei.
- Onboarding: Neue Kolleginnen und Kollegen stellen ihre Fragen zu Abläufen und Richtlinien dem Chat, statt jedes Mal jemanden vom Arbeiten abzuhalten.
Welche Quellen angebunden werden
Eine Wissensdatenbank ist nur so gut wie das, woraus sie liest. Welche Quellen sich lohnen, entscheidet sich an Ihrem Alltag: Wo suchen Ihre Leute heute am häufigsten, und wo steht tatsächlich die Antwort? Typische Quellen sind:
Dateiablagen
PDF, Word, Excel und Präsentationen auf Netzlaufwerk oder in der Cloud. Oft die größte Menge und zugleich die unübersichtlichste.
Handbücher und Anleitungen
Bedienungsanleitungen, Prüfprotokolle und Arbeitsanweisungen, die heute nur findet, wer weiß, wie die Datei heißt.
E-Mail-Archiv
Abgeschlossene Vorgänge mit Absprachen und Zusagen. Hier entscheiden wir sorgfältig, welche Postfächer überhaupt hinein dürfen.
Wiki und Intranet
Interne Seiten mit Prozessbeschreibungen und Hinweisen, die oft veraltet sind und deshalb besonders von der Suche über alle Quellen profitieren.
Ticketsystem
Gelöste Störungen und Kundenanfragen als Erfahrungsschatz: Wie wurde das Problem beim letzten Mal behoben?
Eigene Software und CRM
Stammdaten, Notizen und Vorgänge aus Ihrer Fachanwendung, soweit sie für Fragen aus dem Alltag gebraucht werden.
Fertige Konnektoren für jedes System behaupten wir nicht. Wir schauen, welche Schnittstellen oder Exportwege Ihre Systeme bieten, und bauen die Anbindung dafür, im Zweifel über regelmäßigen Dateiabgleich. Der technische Hintergrund steht auf der Seite Schnittstellen-Entwicklung. Die Datenpflege bleibt überschaubar: Neue und geänderte Dokumente werden automatisch erfasst, gelöschte verschwinden aus den Antworten. Wie aktuell das Wissen ist, hängt damit vom Abgleich ab, den wir mit Ihnen festlegen, etwa laufend, stündlich oder nachts.
Rechte und Datenschutz
Die wichtigste Frage bei Firmenwissen lautet nicht „Was kann die KI?“, sondern „Wer darf was sehen?“. Die Gehaltsliste gehört nicht in die Antwort an einen Monteur, der Vertrag mit einem Großkunden nicht an den Praktikanten. Deshalb arbeiten wir nach einem einfachen Grundsatz: Die Zugriffsrechte der Quelle bleiben maßgeblich. Wer ein Dokument im Ursprungssystem nicht öffnen darf, bekommt auch keine Antwort daraus, und die Rechteprüfung findet statt, bevor Abschnitte an das Sprachmodell gehen, nicht danach.
Dafür melden sich Mitarbeitende an der Wissensdatenbank an, und das System gleicht ab, auf welche Ordner, Bereiche oder Tickets sie Zugriff haben. Wie sich das im Einzelfall abbilden lässt, hängt von Ihren Quellen ab. Manche Systeme geben Rechte sauber heraus, bei anderen bilden wir Gruppen nach. Das klären wir vor dem Start und testen es mit Nutzern verschiedener Berechtigungsstufen.
Zum Datenschutz gehört außerdem die Frage nach Ort und Vertrag. Der Betrieb in der EU ist möglich, bei Bedarf auch auf Ihrem eigenen Server. Wo Ihre Daten liegen und verarbeitet werden, legen wir vor dem Start schriftlich fest. Mit eingesetzten Dienstleistern schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag, und personenbezogene Angaben geben wir nur weiter, wenn der Anwendungsfall sie braucht. Bei Bewerbungen, Personalakten oder Gesundheitsdaten sprechen wir vorab, ob sie überhaupt in die Datenbank gehören.
Das ist eine Arbeitsweise, keine Zusicherung und keine Rechtsberatung. Bei Grenzfällen ziehen Sie Ihren Datenschutzbeauftragten hinzu. Welche Modelle wir einsetzen und wie wir sie auswählen, beschreibt die Seite KI-Entwicklung.
- Rechte aus der Quelle: Die Berechtigungen Ihrer Systeme werden übernommen, nicht neu erfunden.
- Betrieb nach Vereinbarung: Rechenzentrum in der EU oder Ihr eigener Server.
- Protokoll: Wer hat wann was gefragt und welche Quellen wurden verwendet, soweit Sie das wünschen.
Qualität messen
Ein Sprachmodell formuliert auch dann überzeugend, wenn es danebenliegt. Ob eine Wissensdatenbank taugt, sehen Sie deshalb nicht an einer gelungenen Vorführung, sondern an einer Prüfung mit Ihren eigenen Fragen:
- 01
Prüfsammlung anlegen
Gemeinsam sammeln wir echte Fragen aus Ihrem Alltag, dazu jeweils die richtige Antwort und die Stelle im Dokument. Auch Fragen, auf die es keine Antwort gibt, gehören dazu.
- 02
Auswerten
Wir lassen das System alle Fragen beantworten und prüfen, wie viele Antworten korrekt sind und die richtige Quelle nennen. Falsche Antworten untersuchen wir einzeln.
- 03
Nachbessern
Je nach Befund ändern wir die Zerlegung der Dokumente, die Suche oder die Anweisung an das Modell, und messen erneut.
- 04
Im Betrieb beobachten
Rückmeldungen Ihrer Leute wandern in die Prüfsammlung. Sie bleibt Prüfstein, wenn Modelle wechseln oder Dokumente dazukommen.
„Weiß ich nicht“ ist dabei eine erlaubte und erwünschte Antwort. Eine ehrliche Lücke ist besser als eine glatt formulierte Fehlinformation, auf die sich jemand verlässt. Eine Zielquote versprechen wir nicht: Was erreichbar ist, hängt von Zustand und Umfang Ihrer Dokumente ab, und Sie sehen es an Ihrer Prüfsammlung, bevor die Lösung in den Alltag geht. Wo ein Fehler teuer wäre, etwa bei Verträgen, bleibt die Quelle der Maßstab und ein Mensch entscheidet.
Kosten: wovon der Aufwand abhängt
Einen Preis nennen wir erst, wenn wir Ihre Quellen gesehen haben. Diese Faktoren bestimmen den Rahmen:
Dokumentmenge
Ob einige hundert oder viele Zehntausend Seiten durchsucht werden, beeinflusst Aufbau, Speicherbedarf und Dauer der Ersterfassung.
Zahl und Art der Quellen
Jede Quelle braucht eine Anbindung. Ein Ordner mit PDF ist schnell erledigt, ein Ticketsystem mit eigener Schnittstelle dauert länger.
Rechte
Je feiner die Berechtigungen in Ihren Systemen abgestuft sind, desto mehr Arbeit steckt in der Abbildung und im Test.
Zustand der Dokumente
Scans, Tabellen und veraltete Fassungen machen Aufbereitung und Pflege aufwendiger als saubere, aktuelle Texte.
Modellkosten
Die Anbieter rechnen nach verarbeiteter Textmenge ab. Sie hängen von Fragenzahl und Modellwahl ab; ein offenes Modell auf eigenem Server verschiebt die Kosten zum Hosting.
Betrieb und Pflege
Hosting, regelmäßige Sicherungen, Abgleich neuer Dokumente und Weiterentwicklung laufen nach dem Start weiter.
Als Orientierung veröffentlicht ein Anbieter aus Bayreuth für den Aufbau einer solchen Wissensdatenbank im Mittelstand Einrichtungskosten von 5.000 bis 30.000 Euro je Variante und laufende Werkzeugkosten von 200 bis 1.000 Euro im Monat. Ihr Fall kann darunter oder darüber liegen.
Der Einstieg muss nicht groß sein. Sinnvoll ist oft, mit einem Bereich zu beginnen, etwa den Handbüchern einer Abteilung, und weitere Quellen erst anzuschließen, wenn die Antworten im Alltag tragen. Lizenzkosten pro Nutzer fallen bei Individualsoftware nicht an. Den Rahmen für Ihren Fall nennen wir Ihnen nach der Demo und dem Projektcheck schriftlich.
Quelle: veröffentlichte Preisangaben von SkillSprinters, Bayreuth (Artikel vom 16.04.2026, abgerufen am 16.10.2026). Anbieterangaben, keine Marktstudie.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Werden Daten an OpenAI übertragen?
Das hängt vom Anbieter und vom Vertrag ab, nicht vom Zufall. Wenn ein externes Sprachmodell zum Einsatz kommt, prüfen wir die Bedingungen des Anbieters, bevor er Daten von Ihnen sieht, nutzen Geschäftskunden-Schnittstellen mit vertraglich geregelter Datenverarbeitung und schließen einen Auftragsverarbeitungsvertrag ab. Übertragen werden nur die Abschnitte, die zur jeweiligen Frage passen, nicht Ihr gesamter Bestand. Wo das nicht reicht, betreiben wir ein offenes Modell auf Servern in der EU. Dann verlassen die Daten Ihre Umgebung gar nicht.
Wie aktuell ist das Wissen?
So aktuell wie der Abgleich mit Ihren Quellen. Neue und geänderte Dokumente werden erkannt, neu zerlegt und in die Suche aufgenommen, gelöschte Dokumente verschwinden aus den Antworten. Wie oft das geschieht, legen wir mit Ihnen fest: laufend, stündlich oder nachts. Das Sprachmodell selbst lernt dabei nichts dazu, es bekommt bei jeder Frage die aktuellen Abschnitte vorgelegt. Veraltete Inhalte in den Dokumenten selbst erkennt das System nicht, hier hilft die Quellenangabe samt Datum der Fassung.
Kann das System auch Dokumente beantworten, die nicht jeder sehen darf?
Nur für Personen, die sie im Ursprungssystem auch sehen dürfen. Die Zugriffsrechte der Quelle bleiben maßgeblich, und die Prüfung findet statt, bevor Abschnitte an das Sprachmodell gehen. Wer keinen Zugriff hat, bekommt weder den Inhalt noch einen Hinweis auf dessen Existenz. Wie sich Ihre Berechtigungen im Einzelnen übernehmen lassen, klären wir vor dem Start und testen es mit Nutzern unterschiedlicher Stufen.
Was passiert, wenn das System keine Antwort findet?
Dann soll es genau das sagen. „Dazu finde ich in den vorhandenen Unterlagen nichts“ ist eine gewollte Antwort, kein Fehler. Wir testen das ausdrücklich mit Fragen, auf die es keine Antwort gibt, damit das System nicht aus Gefälligkeit etwas erfindet. Zusätzlich lässt sich festlegen, dass unbeantwortete Fragen gesammelt werden. So sehen Sie, welche Dokumentation in Ihrem Betrieb fehlt.
