CRM
CRM entwickeln lassen oder kaufen? Eine Entscheidung mit Rechenweg
Ein Standard-CRM ist schnell gebucht, ein eigenes passt genau. Beides kann richtig oder teuer falsch sein. Sie bekommen sechs Kriterien, die Kostenposten beider Wege und einen Rechenweg über fünf Jahre, mit dem Sie selbst vergleichen.
Auf einen Blick
- Autor
- Ciyan Gültoplayan
- Vergleich
- Über fünf Jahre, nicht pro Monat
- Beträge
- Mit Ihren eigenen Angeboten
- Ehrlich
- Oft reicht ein Standard-CRM
Die Kurzantwort
Kaufen Sie ein Standard-CRM, wenn Ihr Vertrieb so arbeitet wie die meisten: Kontakte, Anfragen, Angebote, Wiedervorlagen. Dafür sind fertige Systeme gebaut, und Sie sind in Wochen startklar. Lassen Sie ein CRM entwickeln, wenn Ihr Ablauf das eigentliche Unterscheidungsmerkmal Ihres Betriebs ist, wenn viele Systeme angebunden werden müssen oder wenn die Lizenzkosten mit wachsendem Team aus dem Ruder laufen.
Pauschale Preise für beide Wege nennen wir hier nicht. Viele Spannen im Netz stammen aus Anbieterblogs in Dollar und passen selten auf einen deutschen Betrieb; eine Euro-Orientierung eines deutschen Anbieters für einen schlanken Einstieg steht mit Quelle auf der Seite CRM-Entwicklung. Wichtiger als eine Zahl ist, dass Sie beide Wege über denselben Zeitraum mit denselben Posten vergleichen. Wie das geht, zeigt der Rechenweg weiter unten.
Eigenes CRM oder Standard-CRM: sechs Kriterien
Gehen Sie die Punkte der Reihe nach durch. Je mehr davon auf „individuell“ zeigen, desto eher lohnt die Entwicklung.
Passt Ihr Ablauf in ein Standardmodell?
Kontakt, Anfrage, Angebot, Auftrag: Das bildet jedes CRM ab. Arbeiten Sie mit Projekten, Wartungsverträgen, Objekten oder mehreren Gewerken je Auftrag, wird es mit Standardfeldern schnell umständlich.
Wie viele Personen arbeiten damit?
Standard-CRMs rechnen meist pro Nutzer ab. Bei drei Personen spielt das kaum eine Rolle, bei dreißig mit Außendienst, Innendienst und Technik wird es zum größten Posten.
Welche Systeme hängen dran?
E-Mail, Telefonie, Website-Formulare, Warenwirtschaft, Buchhaltung, Kalender. Prüfen Sie für jedes System, ob es eine fertige Anbindung gibt oder ob eine eigene über die Schnittstelle nötig wird.
Wo sollen die Daten liegen?
Manche Betriebe wollen Kundendaten in einem Rechenzentrum ihrer Wahl oder im eigenen Netz halten. Bei einem gemieteten CRM entscheidet der Anbieter über Standort, Unterauftragnehmer und Exportmöglichkeiten.
Wie oft ändert sich etwas?
Neue Leistungen, neue Felder, neue Auswertungen: Bei einem Standard-CRM warten Sie auf den Anbieter oder bauen um ihn herum. Bei einem eigenen System ist jede Änderung Entwicklungsarbeit, aber sie ist möglich.
Wer kümmert sich danach?
Ein eigenes CRM braucht Hosting, Sicherungen, Updates und jemanden, der es weiterentwickelt. Wenn das niemand übernehmen soll, ist ein gemietetes System die ehrlichere Wahl.
CRM-Kosten: die Posten beider Wege
Ein fairer Vergleich stellt alle Posten nebeneinander. Beim Standard-CRM werden die Nebenkosten gern unterschätzt, beim eigenen System die laufenden.
Standard-CRM: Lizenzen
Monatlich oder jährlich pro Nutzer, oft gestaffelt nach Funktionsumfang. Achten Sie darauf, welche Funktionen erst im höheren Tarif enthalten sind, etwa Automatisierungen, Rechteverwaltung oder Schnittstellenzugriff.
Standard-CRM: Einrichtung und Anpassung
Felder, Pipelines, Vorlagen, Rechte und Anbindungen müssen eingerichtet werden, intern oder durch einen Partner. Erweiterungen aus Marktplätzen kosten oft zusätzlich.
Eigenes CRM: Entwicklung
Einmalig für Konzept, Prototyp und Umsetzung in Stufen. Lizenzkosten pro Nutzer fallen nicht an, Sie erhalten den Quellcode und Zugriff auf das Repository.
Eigenes CRM: Betrieb und Weiterentwicklung
Laufend für Hosting, Überwachung, Sicherungen, Updates und neue Funktionen. Dieser Posten wird oft vergessen und gehört in jedes Angebot.
Beide Wege: Datenübernahme und Schulung
Alte Listen bereinigen, Dubletten auflösen, Daten übernehmen, Team einarbeiten. Dieser Aufwand ist bei beiden Wegen ähnlich und wird bei beiden gern zu knapp angesetzt.
Was Sie zusätzlich bewerten sollten, ist die eigene Arbeitszeit. Ein CRM, das nicht zum Ablauf passt, kostet jeden Tag Minuten, weil Daten doppelt gepflegt oder um das System herum in Tabellen gearbeitet wird. Diese Kosten stehen in keinem Angebot, entscheiden aber oft darüber, ob ein System genutzt wird.
CRM-Kosten vergleichen: fünf Jahre statt ein Monat
Ein Monatspreis gegen eine Einmalzahlung zu halten, führt in die Irre. Vergleichen Sie stattdessen die Gesamtkosten über einen festen Zeitraum. Fünf Jahre sind ein guter Rahmen, weil ein CRM selten kürzer im Einsatz ist.
- 01
Nutzerzahl heute und in fünf Jahren
Wie viele Personen arbeiten heute mit Kundendaten, wie viele voraussichtlich später? Rechnen Sie die Lizenzen für das Standard-CRM mit der wachsenden Zahl, nicht mit der heutigen.
- 02
Tarif nach Funktionen wählen
Legen Sie fest, welche Funktionen Sie wirklich brauchen, und suchen Sie den Tarif, der sie alle enthält. Erst dieser Tarif ist Ihr Vergleichspreis.
- 03
Einmalige Posten addieren
Einrichtung, Anbindungen, Datenübernahme und Schulung beim Standard-CRM; Konzept und Entwicklung beim eigenen System.
- 04
Laufende Posten über fünf Jahre
Lizenzen und Erweiterungen auf der einen, Hosting, Wartung und Weiterentwicklung auf der anderen Seite, jeweils mal sechzig Monate.
- 05
Nutzen gegenrechnen
Wie viel Zeit spart jede Variante pro Woche, und was ist diese Zeit wert? Ein günstigeres System, das umgangen wird, ist am Ende das teurere.
Das Ergebnis ist eine Schätzung mit Annahmen. Es zeigt aber, ab welcher Teamgröße oder Komplexität sich die Rechnung dreht. Beträge für ein eigenes CRM nennen wir Ihnen nach dem CRM-Check schriftlich, aufgeteilt nach diesen Posten.
Der Mittelweg: Standard-CRM plus eigene Bausteine
Zwischen „alles kaufen“ und „alles bauen“ liegt ein Weg, der oft übersehen wird. Das Standard-CRM bleibt das Rückgrat für Kontakte und Vertrieb, und nur die Teile, die wirklich nicht passen, werden ergänzt: eine Anbindung an die Warenwirtschaft, ein eigenes Formular für den Außendienst, eine Auswertung, die das System nicht liefert.
Das funktioniert gut, solange das CRM eine offene Schnittstelle hat und die Ergänzungen klein bleiben. Wächst die Zahl der Zusatzbausteine, sollten Sie neu rechnen: Irgendwann pflegen Sie zwei Systeme und bezahlen trotzdem Lizenzen. Dann ist der Umstieg auf ein eigenes System der sauberere Weg.
Ein typischer Startpunkt ist übrigens nicht das CRM, sondern die Tabelle, in der heute alles zusammenläuft. Wie aus so einer Liste ein kleines Werkzeug wird, beschreibt die Seite Excel ablösen.
Wann Sie kein eigenes CRM bauen sollten
Auch das gehört zur Beratung. In diesen Fällen raten wir von einer Eigenentwicklung ab.
Der Ablauf ist noch nicht klar
Wer nicht weiß, wie Anfragen heute laufen sollen, baut Unklarheit in Software. Klären Sie erst den Ablauf, notfalls mit einem einfachen Standardwerkzeug.
Sehr kleines Team, Standardvertrieb
Bei wenigen Personen und klassischem Vertrieb ist ein fertiges CRM fast immer günstiger und schneller produktiv.
Niemand soll es betreuen
Software ohne Wartung altert. Wenn weder intern noch extern jemand Updates und Sicherungen übernimmt, ist ein gemietetes System sicherer.
Nur um Lizenzen zu sparen
Bei kleinem Team spart ein eigenes CRM selten Geld. Es lohnt sich, wenn es den Ablauf besser abbildet, nicht nur, weil es keine Monatsrechnung gibt.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Was kostet ein individuelles CRM?
Das hängt von Umfang, Anbindungen, Nutzerrollen und dem Betrieb danach ab. Viele Pauschalwerte aus dem Netz stammen aus US-Anbieterblogs; eine Euro-Orientierung eines deutschen Anbieters nennen wir mit Quelle auf der Seite CRM-Entwicklung. Wir nennen Ihnen nach dem CRM-Check schriftlich einen Rahmen, aufgeteilt in Entwicklung, Betrieb und Weiterentwicklung, damit Sie ihn mit einem Standard-CRM über fünf Jahre vergleichen können.
Ab wie vielen Nutzern lohnt sich ein eigenes CRM?
Eine feste Grenze gibt es nicht. Die Nutzerzahl ist ein Faktor, weil Standard-CRMs pro Nutzer abrechnen. Entscheidender ist meist, wie gut Ihr Ablauf ins Standardmodell passt und wie viele Systeme angebunden werden müssen. Rechnen Sie beide Wege mit Ihrer erwarteten Nutzerzahl über fünf Jahre durch.
Wie lange dauert die Entwicklung eines CRM?
Wir starten mit einem Prototyp, mit dem Ihr Team in wenigen Wochen arbeiten kann, und bauen danach in kurzen Stufen weiter. So nutzen Sie früh einen ersten Teil, statt monatelang auf ein fertiges Gesamtsystem zu warten. Die Dauer bis zum vollen Umfang hängt von Anbindungen und Datenübernahme ab.
Bekomme ich den Quellcode und die Daten?
Bei einem CRM von uns ja. Sie erhalten den Quellcode mit Zugriff auf das Repository, die Nutzungsrechte nach Vertrag, eine Dokumentation und eine Übergabe, mit der auch ein anderes Team weiterarbeiten kann. Die Daten liegen auf einem Server Ihrer Wahl. Bei gemieteten Systemen gelten die Bedingungen des Anbieters, prüfen Sie dort vor allem den Datenexport.
Kann ich mit einem Standard-CRM anfangen und später wechseln?
Ja, das ist oft ein vernünftiger Weg. Achten Sie von Anfang an darauf, dass sich Daten vollständig exportieren lassen und dass Felder sauber gepflegt werden. Dann ist ein späterer Umzug in ein eigenes System eine Datenübernahme und kein Neuanfang.
Lässt sich KI in ein eigenes CRM einbauen?
Ja, etwa für Zusammenfassungen langer E-Mail-Verläufe, Vorschläge zur Priorisierung oder Antwortentwürfe. Vorher legen wir fest, welche Daten ein KI-Baustein sehen darf und wo er verarbeitet wird. Kein Vorschlag geht ungeprüft an Kunden, die Entscheidung bleibt bei Ihrem Team.
