Automatisierung
n8n, Make oder Zapier? Der Vergleich nach Datenschutz, Kosten und Betrieb
Alle drei verbinden Ihre Programme und nehmen Routinearbeit ab. Der Unterschied liegt darin, wo Ihre Daten verarbeitet werden, wie abgerechnet wird und wer sich um den Betrieb kümmert. Hier steht, was die Hersteller selbst dazu sagen, und welches Werkzeug zu welchem Betrieb passt.
Auf einen Blick
- Autor
- Ciyan Gültoplayan
- Quellen
- Herstellerseiten, abgerufen 11.11.2026
- EU-Daten
- Zapier USA, Make wählbar, n8n selbst
- Empfehlung
- Nach Daten und Betrieb, nicht nach Preis
Die Kurzantwort
Zapier passt, wenn Sie wenige, einfache Abläufe ohne IT-Unterstützung aufsetzen wollen und die Verarbeitung in den USA für Ihre Daten vertretbar ist. Make passt, wenn die Abläufe verzweigter werden und Sie die Daten in einer EU-Region halten möchten. n8n passt, wenn sensible Daten im Spiel sind, Sie volle Kontrolle über den Server wollen und jemand den Betrieb übernimmt.
Der Preis ist selten das entscheidende Kriterium. Wichtiger ist, welche Daten durch die Abläufe laufen, wer sie sehen darf und wer eingreift, wenn ein Ablauf um drei Uhr nachts stehen bleibt. Diese drei Fragen klären wir in diesem Artikel.
n8n, Make und Zapier: wo Ihre Daten verarbeitet werden
Das ist für viele Betriebe die erste Frage, und die Hersteller beantworten sie sehr unterschiedlich. Stand der Herstellerangaben: 11. November 2026.
Verarbeitung in den USA
Zapier speichert Daten nach eigener Aussage auf AWS-Servern in den USA. Eine reine EU-Speicherung unterstützt Zapier laut Datenschutzseite nicht. Zapier ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet ein eigenes Auftragsverarbeitungs-Addendum an, unterzeichnet aber keine Auftragsverarbeitungsverträge anderer Unternehmen.
Region wählbar, aber endgültig
Bei Make wählen Sie beim Anlegen einer Organisation, ob die Daten in den USA oder in der EU gespeichert und verarbeitet werden. Laut Hilfe lässt sich die Region danach nicht mehr ändern. Einige KI-Funktionen verarbeitet Make nach eigener Angabe trotzdem in den USA.
Selbst betrieben: Ihr Server
n8n lässt sich auf einem eigenen oder gemieteten Server betreiben, etwa in einem Rechenzentrum in Deutschland. Dann bestimmen Sie den Standort selbst. Das gilt für die Abläufe; welche Dienste Sie aus den Workflows ansprechen, ist eine eigene Frage.
Die angebundenen Dienste zählen mit
Ein Ablauf, der Daten an einen KI-Dienst oder ein US-Werkzeug schickt, verlässt die EU, egal wo das Automatisierungswerkzeug läuft. Prüfen Sie deshalb jeden Schritt eines Workflows, nicht nur die Plattform.
Ob ein Anbieter für Ihre Daten zulässig ist, bewerten wir nicht rechtlich. Wir zeigen, wo die Daten laufen, und legen das vor dem Projekt schriftlich fest, damit Ihre Datenschutzstelle auf einer klaren Grundlage entscheiden kann.
Die Lizenzfrage bei n8n
n8n ist nicht klassische Open Source, sondern steht unter einer eigenen Lizenz, der Sustainable Use License. Nach der Lizenz-FAQ von n8n ist die Nutzung für interne Geschäftszwecke erlaubt, auch wenn Personen außerhalb des Unternehmens die Ergebnisse der Workflows sehen oder erhalten. Entscheidend ist, wer Zugriff auf n8n selbst hat.
Erlaubt ist laut FAQ auch, dass ein Dienstleister Workflows für Kunden auf seiner Instanz baut und betreibt, solange die Kunden sie weder anlegen noch bearbeiten können und keinen direkten Zugang zur n8n-Instanz haben. Die Kunden erhalten die Ergebnisse, nicht das Werkzeug. Nicht erlaubt ist, n8n als Dienst anzubieten, in dem Kunden ihre eigenen Workflows bauen, oder n8n ohne Markenzeichen weiterzuverkaufen. Für Grenzfälle verweist n8n auf eine Anfrage beim Hersteller.
Für die meisten Betriebe heißt das: Wer n8n für die eigenen Abläufe nutzt, ist mit der kostenlosen Community-Edition im Rahmen. Wer n8n in ein eigenes Produkt einbauen will, sollte die Lizenz vorher genau lesen. Zusätzlich gibt es kostenpflichtige Editionen mit weiteren Funktionen; welche das sind, steht in den aktuellen Tarifen von n8n. Mehr zu unserem Vorgehen steht auf der Seite n8n-Agentur.
Kosten von n8n, Make und Zapier: so wird abgerechnet
Konkrete Tarife nennen wir nicht, weil sich Preise und Kontingente bei allen drei Anbietern häufig ändern. Die Logik dahinter bleibt aber gleich, und sie entscheidet, welches Werkzeug bei Ihrem Volumen günstig ist.
Zapier und Make: nach Ausführungen
Beide rechnen nach Nutzung ab, in Tarifen mit monatlichen Kontingenten; die Einheiten heißen je nach Anbieter unterschiedlich und hängen an den ausgeführten Schritten. Wenige Abläufe mit wenigen Schritten bleiben günstig; ein Ablauf, der täglich tausende Datensätze einzeln verarbeitet, wird teuer.
n8n selbst betrieben: nach Aufwand
Die Community-Edition kostet keine Lizenz. Dafür bezahlen Sie Server, Sicherungen, Updates und die Zeit, die jemand in den Betrieb steckt. Bei hohem Volumen ist das oft günstiger, bei wenigen Abläufen selten.
n8n Cloud: Tarif des Herstellers
Wer n8n nicht selbst betreiben will, kann den Dienst des Herstellers buchen. Dann fällt der Serverbetrieb weg, und es gelten die Tarife und Bedingungen von n8n.
Für alle: Aufbau und Pflege
Der größte Posten ist selten die Plattform, sondern die Arbeit: Abläufe entwerfen, testen, Fehlerfälle abfangen, dokumentieren und anpassen, wenn sich ein angebundenes Programm ändert.
Ein praktischer Test: Zählen Sie, wie oft ein Ablauf im Monat läuft und wie viele Schritte er hat. Multiplizieren Sie beides und legen Sie das Ergebnis neben die aktuellen Kontingente der Anbieter. So sehen Sie schnell, ob Sie bei Zapier oder Make im unteren Tarif bleiben oder ob sich ein eigener Server rechnet.
Welches Werkzeug zu welchem Betrieb passt
Vier typische Ausgangslagen und unsere Empfehlung dazu.
Wenige Abläufe, keine IT
Ein Formular soll eine Mail auslösen, ein neuer Kontakt soll in die Tabelle. Keine sensiblen Daten, niemand im Haus kümmert sich um Server. Zapier nennt auf seiner Seite über 9.000 angebundene Apps und ist für solche Fälle schnell eingerichtet.
Verzweigte Abläufe, EU-Region
Abläufe mit Bedingungen, Schleifen und mehreren Systemen, die Daten sollen in der EU liegen, ein eigener Server ist aber nicht gewünscht. Make bietet dafür einen visuellen Aufbau und eine EU-Region.
Sensible Daten, hohes Volumen
Kundendaten, Rechnungen oder Personaldaten laufen durch die Abläufe, oder es geht um viele Ausführungen. Mit n8n auf einem Server in Deutschland behalten Sie Standort und Zugriff in der Hand.
Ein fester Datenabgleich
Wenn nur zwei Systeme dauerhaft Daten austauschen sollen, ist eine direkte Schnittstelle oft robuster als ein Workflow-Werkzeug dazwischen.
Von Zapier zu Make oder n8n wechseln, ohne Ausfall
Viele Betriebe starten mit Zapier und wollen später auf Make oder n8n umziehen. Abläufe lassen sich zwischen den Werkzeugen nicht einfach übertragen, sie werden neu gebaut. So bleibt der Betrieb dabei stabil.
- 01
Bestand aufnehmen
Alle aktiven Abläufe auflisten: Auslöser, Schritte, angebundene Konten, wer verantwortlich ist. Oft tauchen dabei Abläufe auf, die niemand mehr braucht.
- 02
Nach Wert sortieren
Zuerst die Abläufe umziehen, die am häufigsten laufen oder die sensibelsten Daten bewegen. Selten genutzte Abläufe bleiben bis zum Schluss oder fallen weg.
- 03
Parallel testen
Den neuen Ablauf mit Testdaten oder im Schattenbetrieb laufen lassen und Ergebnisse vergleichen, bevor der alte abgeschaltet wird.
- 04
Umschalten und überwachen
Alten Ablauf abschalten, neuen scharf stellen, Fehlermeldungen an eine feste Stelle leiten. In den ersten Wochen jeden Fehlschlag ansehen.
- 05
Dokumentieren
Jeder Ablauf bekommt eine kurze Beschreibung: Zweck, Auslöser, Daten, Notweg bei Ausfall. So hängt der Betrieb nicht an einer einzelnen Person.
Wie wir Abläufe planen, bauen und betreuen, beschreibt die Seite Prozessautomatisierung.
Was nach dem Start oft vergessen wird
Automatisierungen fallen selten laut aus. Ein Zugang läuft ab, ein angebundenes Programm ändert ein Feld, und der Ablauf bricht still ab. Bei Zapier und Make kümmert sich der Anbieter um die Plattform, Sie aber weiterhin um Ihre Abläufe. Bei n8n auf eigenem Server kommen Updates, Sicherungen und Überwachung dazu.
Legen Sie deshalb vor dem Start fest, wer Fehlermeldungen bekommt, wie schnell reagiert wird und welcher Notweg gilt, wenn ein wichtiger Ablauf steht. Diese Regeln kosten wenig Zeit und verhindern, dass Anfragen tagelang unbemerkt liegen bleiben.
Quellen: Zapier, Data Privacy Overview (zapier.com/legal/data-privacy), App-Zahl laut Zapier-Website (abgerufen am 24.10.2026); Make Help Center, Organizations und AI providers and data zones; n8n Docs, License FAQ. Alle abgerufen am 11.11.2026. Angaben der Hersteller, keine Rechtsberatung; prüfen Sie Auftragsverarbeitung und Drittlandübermittlung mit Ihrer Datenschutzstelle.
Häufige Fragen
Ihre Frage ist nicht dabei? Rufen Sie an oder schreiben Sie uns, wir antworten persönlich.
Ist Zapier DSGVO-konform?
Das lässt sich nicht pauschal beantworten. Zapier verarbeitet Daten nach eigener Aussage in den USA, ist nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert und bietet ein eigenes Auftragsverarbeitungs-Addendum an. Ob das für Ihre Daten reicht, bewertet Ihre Datenschutzstelle. Wir zeigen vorab, welche Daten durch welchen Ablauf laufen.
Kann ich bei Make die Region nachträglich auf EU umstellen?
Laut Make-Hilfe nicht. Die Region wird beim Anlegen einer Organisation gewählt und lässt sich danach nicht ändern. Wer bisher in der US-Region arbeitet, legt eine neue Organisation in der EU an und baut die Abläufe dort neu auf. Beachten Sie außerdem, dass einige KI-Funktionen von Make in den USA verarbeitet werden.
Ist n8n kostenlos?
Die Community-Edition kostet keine Lizenz, wenn Sie sie selbst betreiben und im Rahmen der Lizenz nutzen. Kosten entstehen für Server, Sicherungen, Updates und den Aufbau der Abläufe. Zusatzfunktionen gibt es in kostenpflichtigen Editionen. Alternativ können Sie n8n Cloud beim Hersteller buchen.
Darf eine Agentur n8n für mich betreiben?
Nach der Lizenz-FAQ von n8n darf ein Dienstleister Workflows für Kunden bauen und betreiben, solange die Kunden sie weder anlegen noch bearbeiten können und keinen direkten Zugang zur Instanz haben. Auch die Einrichtung auf Ihrem eigenen Server ist erlaubt. Nicht erlaubt ist ein Hosting, in dem Kunden selbst Workflows bauen. Grenzfälle klärt der Hersteller.
Welches Werkzeug ist am einfachsten?
Für einfache Abläufe ohne technische Vorkenntnisse gilt meist Zapier als am zugänglichsten, weil es nach eigenen Angaben über 9.000 Apps anbindet. Make verlangt etwas mehr Einarbeitung, kann dafür verzweigte Abläufe übersichtlich darstellen. n8n setzt das meiste technische Verständnis voraus, vor allem beim eigenen Betrieb.
Lassen sich Workflows zwischen den Werkzeugen übertragen?
Nicht direkt. Jedes Werkzeug hat sein eigenes Format, Abläufe werden beim Wechsel neu gebaut. Innerhalb von n8n lassen sich Workflows exportieren und importieren, etwa von n8n Cloud auf einen eigenen Server. Planen Sie einen Umstieg deshalb in Stufen und mit Paralleltest.
